Il Dlgs. 25 maggio 2016, n. 97 prevede che ogni cittadino possa accedere senza alcuna motivazione ai dati in possesso della Pubblica Amministrazione e che non abbia la possibilità di ricevere rifiuto alla richiesta di informazioni se non motivato. L'Articolo 5 introduce una nuova forma di accesso civico ai dati e documenti pubblici equivalente a quella che nel sistema anglosassone è definita Freedom of information act (FOIA). Questo consente ai cittadini di richiedere dati e documenti che le pubbliche amministrazioni non hanno l’obbligo di pubblicare.

L'Accesso telematico del cittadino con riconoscimento dell'identità digitale attraverso il sistema SPID, obbligatorio per la Pubblica Amministrazione dal 31/12/2017 viene realizzato con procedura conforme alla Circolare n. 2/2017 del Ministero per l'<<Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA)>>.

La procedura Actainfo prevede:

  • Compilazione on line dell'istanza da parte del cittadino.
  •  Gestione dei tre diversi tipi di richiesta di accesso:

1. accesso civico (art. 5 c. 1 Dlgs n. 33/2013) 
2. accesso civico generalizzato (art. 5 c. 2 Dlgs n. 33/2013) 
3. accesso documentale (legge n. 241/1990).

  • Generazione automatica del Registro degli accessi;
  • Dialogo con i richiedenti attraverso un sistema di messaggistica interna al software.

L’istanza può essere trasmessa per via telematica, secondo le modalità del D.Lgs. n. 82/2005 e smi., ed è presentata, alternativamente ad uno dei seguenti uffici:
a) all’ufficio che detiene i dati, le informazioni o i documenti;
b) all’ufficio relazioni con il pubblico;
c) ad altro ufficio indicato dall’Ente nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale;
d) al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, quando l’istanza ha ad oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del decreto trasparenza. Il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza può chiedere, in ogni tempo, agli uffici informazioni sull’esito delle istanze.

Nei casi di ritardo o mancata risposta il richiedente può ricorrere al titolare del potere sostitutivo: per gli enti locali, il Segretario comunale.

  • Gestione del flusso delle richieste di accesso attraverso:

- la presa in carico da parte dell'Ufficio designato dall'Ente (Es.URP) e inoltro all'ufficio o agli uffici detentori dei dati;
- invio dei dati dagli uffici detentori all'ufficio preposto al ricevimento delle istanze e da questo inviati al richiedente.

  • Gestione delle fasi di dialogo con il richiedente e tra gli uffici interessati attraverso la messaggistica istantanea e le e-mail interne all'applicativo
  • Gestione e archiviazione unitaria delle richieste pervenute da altri canali attivati dall'Ente: e-mail, istanze cartacee, ecc.
  • Spazio web dedicato all’applicativo personalizzato secondo le esigenze dell’Ente