Dal 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee guida di AGID sulla formazione gestione conservazione dei documenti informatici. Questa scadenza riguarda Tutte le organizzazioni, pubbliche e private, obbligate a conservare i file elettronici che costituiscono gli originali da archiviare secondo gli obblighi civilistici, fiscali e Dell'amministrazione digitale.

Actainfo offre dal 2014 un servizio che permette la conservazione di atti amministrativi, pec, fatture, registro di protocollo, determine, delibere, ecc.

Le nuove Linee Guida sono disponibili sul sito di AgID e sono operative dal 1° Gennaio 2022. Da questa data dovranno adeguarsi alle nuove regole:

  • tutte le PA italiane;
  • i soggetti privati che trattano documenti informatici, ove non diversamente previsto.

Le Linee Guida adottate da AGID, ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes.

Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” hanno sostituito le seguenti norme:

  1. il DPCM 13 novembre 2014, contenente Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
  2. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
  3. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche per il protocollo informatico.

Per applicare le nuove norme le Pubbliche Amministrazioni e gli operatori privati  dovranno:

  1. Nominare il Responsabile della Conservazione che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD, predispone  il  Manuale  di  conservazione  e  ne  cura  l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
  2. Dotarsi di un proprio Manuale di conservazione
    2.a) dove illustrare dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
    2.b) nel manuale si potranno descrivere anche le attività del processo di conservazione affidate al Conservatore, in conformità con il contenuto del Manuale del servizio di Conservazione predisposto da quest'ultimo.
  3. Nominare la Nuova figura Titolare dell'oggetto della conservazione identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde al soggetto detentore dell’Archivio.
  4. Eseguire le operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e, se conservati, dei Pacchetti di Archiviazione.
    Nel caso di archivi pubblici, o privati per i quali sia intervenuta una dichiarazione di particolare interesse storico, sarà richiesto al Titolare dell'oggetto della conservazione di inviare  il nulla osta per lo scarto al  responsabile del servizio di conservazione (conservatore accreditato ove presente) rilasciata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.
  5. Stabilire i formati dei file e i metadati per la conservazione e il riversamento, come riportato nell’allegato 2 delle linee Guida.
  6. Redigere/Aggiornare il Manuale di Gestione documentale che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce  le  istruzioni  per  il  corretto  funzionamento  del  servizio  per  la  tenuta  del  protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
  7. Nominare e attribuire compiti ad altri soggetti quali: delegato del responsabile della conservazione, responsabile produttore,  responsabile amministrativo, responsabile tecnico.

Actainfo fornisce il supporto per far fronte a questo impegnativo adempimento che, per essere assolto,  comporta la strutturazione di un servizio che segua tutte le disposizioni e le attività da svolgere in materia documentale, dalla formazione, alla gestione, fino alla conservazione dei documenti.

II servizio predisposto da Actainfo e' strutturato, con primarie risorse umane con professionalità archivistiche, giuridiche, informatiche, amministrative.

La disponibilità del software dedicato ACTAKEEP, realizzato da Actainfo, permettera' il management degli obblighi previsti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.