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Privacy: vietati controlli su e-mail e smartphone aziendali

smartphoneIl Garante della privacy ha ribadito che il datore di lavoro non può accedere in maniera indiscriminata alla posta elettronica o ai dati personali contenuti negli smartphone in dotazione al personale.

L'Autorità ha affermato che il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione professionale ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità, attenendosi ai limiti previsti dalla normativa.
La disciplina in materia di controlli a distanza, infatti, non consente di effettuare  attività idonee a realizzare, anche indirettamente, il controllo massivo, prolungato e indiscriminato dell'attività del lavoratore.

I lavoratori, poi, devono essere sempre informati in modo chiaro e dettagliato sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali ed eventuali verifiche.

Il caso.

Un dipendente si era rivolto al Garante denunciando un illegittimo  trattamento dei suoi dati personali effettuato da una multinazionale, che avrebbe acquisito informazioni anche private contenute nella e-mail e nel telefono aziendale, sia durante il rapporto professionale sia dopo il suo licenziamento.

L'Autorità ha riscontrato numerose irregolarità a livello di informativa e di terminii di conservazione della corrispondenza.

Era, inoltre, attiva una procedura che consentiva al datore di lavoro di accedere al contenuto dei messaggi che, in linea con la policy aziendale, potevano avere anche carattere privato.

Il titolare poteva, inoltre, accedere da remoto alle informazioni contenute negli smartphone in dotazione ai dipendenti – non solo per attività di manutenzione – copiarle o cancellarle, comunicarle a terzi violando i principi di liceità, necessità, pertinenza e non eccedenza del trattamento.

Le caselle e-mail venivano mantenute attive fino a sei mesi dopo la cessazione del contratto, senza però dare agli ex dipendenti la possibilità di consultarle o, comunque, senza informare i mittenti che le lettere non sarebbero state visionate dai legittimi destinatari ma da altri soggetti.