Amministrazione digitale - Conservazione e gestione documentale

 

CONSERVAZIONE DIGITALE

conservazione

ContrattiPUBBLICA E CONSERVA

Il nuovo sistema WEB SERVICE realizzato da Actainfo per l’applicazione delle norme sulla pubblicazione e conservazione digitale dei documenti informatici ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013. La conservazione obbligatoria dal 12 Agosto 2016 è stata prorogata al 12 dicembre 2016 per consentire agli Enti Pubblici di organizzare la dematerializzazione dei documenti.

L’utente può attivare, secondo le proprie necessità, una delle seguenti opzioni per la pubblicazione e conservazione dei documenti informatici.

OPZIONE > TRE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sugli applicativi di Actainfo dedicati a:
1.    Albo pretorio
2.    Amministrazione trasparente
3.    Conservazione digitale
Es.: una Determinazione pubblicata sull’Albo pretorio viene automaticamente pubblicata anche nell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti dei dirigenti”  e conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > DUE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sui nostri applicativi dedicati a:
1.    Amministrazione trasparente
2.    Conservazione digitale
Es.: una Deliberazione di Giunta o di Consiglio pubblicata nella sezione dell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti organi indirizzo politico”  viene conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > CONNETTORE DI CONSERVAZIONE
La conservazione digitale può essere eseguita :
1.    Attraverso il connettore che permette di eseguire conservazioni precedentemente programmate.

VANTAGGI
1.    Abilitazione gratuita alla conservazione dei soggetti autorizzati alla pubblicazione sull’Amministrazione Trasparente
2.    Metadati ricorrenti preimpostati, per classe documentale, al fine di facilitare la ricerca dei file conservati
3.    Programmazione dell’invio in conservazione, sulla base delle caratteristiche dei documenti, senza accesso diretto alla piattaforma DocFly
4.    Segnalazione dei file conservati e da conservare sulla base della scelta eseguita in fase di pubblicazione dei dati
5.    Centralizzazione in un unico pannello delle funzioni di pubblicazione, archiviazione (file da conservare) e conservazione digitale
6.    Classi documentali in pacchetti da 5, 10, 15, 20 documenti amministrativi informatici, upgradabili secondo le esigenze dell’Ente
7.    Supporto remoto e assistenza archivistica.

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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva dei documenti analogici viene eseguita osservando le disposizioni previste dagli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis  e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005 e nel rispeto delle Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti elettronici previste dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal DPCM 13 novembre 2014.

E' previsto l'utilizzo di un applicativo web, con spazio di archiviazione dedicato, per automatizzare il versamento dei pacchetti oggetto di conservazione da remoto.

Il servizio viene reso in partnership con Aruba Pec, che in qualità di Certification Authority accreditata (presso AGID ex DIGITPA-CNIPA), assume il ruolo di Responsabile della Conservazione e procede alla Firma Digitale e Marcatura Temporale necessari per la conservazione sostitutiva elettronica dei documenti a norma.

L'assistenza telefonica e in trouble ticketing è prestata durante l'orario di lavoro dallo staff archivistico coordinato dalla Dott.ssa in Scienze e Conservazione dei Beni Arhivistici e Librari, Anna Maria Censorii specialista in archviazione degli Enti Pubblici.

 

 

GESTIONE DOCUMENTALE

amministrazione

Il dlgs. del 7 marzo 2005 Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) regola l'uso delle tecnologie informatiche in tutti i rapporti all'interno ed all'esterno della Pubblica Amministrazione.


I  servizi resi  per 
l'attuazione delle disposizioni sull'amministrazione digitale prevedono:
1) la predisposizione e il controllo delle misure previste dal nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) dlgs 235/2010 in tema di sicurezza informatica, firme elettroniche, posta elettronica, conservazione documentale;
2) la stesura del Piano di Continuità Operativa, di cui fa parte integrante il piano di Disaster Recovery periodicamente sottoposti all'approvazione di AGID ex DigitPA (Autorità per l'informatica nella P.A.);
- 3) l'archiviazione e la conservazione sostitutiva digitale dei documenti informatici a norma delle Regole tecniche introdotte dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal DPCM 13 novembre 2014.

L'esperienza maturata nel campo dei sistemi informatici, telematici, dei dispositivi elettronici per la validazione e spedizione dei file elettronici, dell'archiviazione e conservazione dei documenti ci accredita come supporto ideale per i soggetti che devono provvedere alla gestione, la creazione, lo scambio, la conservazione in legalità e sicurezza del patrimonio informativo.

L'archiviazione, gestione e conservazione è svolta in collaborazione con la ditta Archiviando della dr.ssa Anna Maria Censorii.  Archiviando opera sul territorio e vanta numerosi interventi di progettazione, riordinamento, informatizzazione e valorizzazione di archivi pubblici inoltre, ha collaborato attraverso ricerche archivistiche a pubblicazioni e mostre.
Nel 2014 ha curato e allestito ad Isola del Gran Sasso la mostra  "IL CONVENTO DI ISOLA. Storia di popolo memoria di un Santo" con documenti e immagini dell'archivio storico del Santuario di San Gabriele. 

Inoltre la dr.ssa Censorii ha curato interventi di riordinamento e inventariazione di archivi storici: Comune di Teramo con allestimento di una esposizione di documenti d'archivio "L'archivio della città di Teramo si mostra" 19-30 aprile 2013, Comune di Montorio al Vomano con realizzazione della mostra "DALLE FONTI D'ARCHIVIO le fonti d'acqua", Comune di Roseto degli Abruzzi, Comune di Pineto, Comune di Nereto, Comune di Tossicia, Comune di Pietracamela, Comune di Castel Castagna, Comune di Penna Sant'Andrea. Censimenti archivi di deposito ed elenchi di consistenza per i seguenti archivi: Comune di Pescara, Comune di Giulianova, Comune di Teramo, ASL di Teramo, Comune di Spoltore, Comune di Rivisondoli, Genio Civile di Teramo; censimenti archivi scolastici: Istituto comprensivo “F. Savini – San Giuseppe” - Teramo, Istituto comprensivo “D’Alessandro” - Teramo, Scuola Secondaria Statale di 1° Grado “M. Zippilli” - Teramo, Direzione didattica 1° circolo “Noè Lucidi” - Teramo, Istituto di Istruzione Secondaria Superiore “Amedeo di Savoia Duca d’Aosta” L’Aquila.