CONSERVAZIONE DIGITALE DOCUMENTI A NORMA LINEE GUIDA AGID IN VIGORE DAL 01/01/2022

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Sei informato sulle Linee guida AGID in vigore dal 2022 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici?

L'applicativo saas in cloud ACTAKEEP è stato realizzato da Actainfo per l’applicazione delle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" Determinazione AGID n. 407/2020 che hanno abrogato i precedenti DPCM 3 dicembre 2013 e aggiornato le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale - CAD - Dlgs. n. 82 del 2005.

Con la scadenza del 31 dicembre 2021 gli organismi pubblici e privati si dovranno dotare di un Responsabile della conservazione dei documenti informatici previsto dal punto 4.5 delle "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD - Dlgs. n. 82/2005 s.m.i..

I ruoli individuati nel processo di conservazione sono:
a) titolare dell’oggetto della conservazione;
b) produttore dei PdV;
c) utente abilitato;
d) responsabile della conservazione
e) conservatore.

Compiti del Responsabile della conservazione:

a)         definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;

b)         gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c)         genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d)         genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e)         effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f)         effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;

g)         al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h)         provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i)          predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

j)          assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k)         assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l)          provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;

m)       predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della lettera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA.

Il nominativo ed i riferimenti del Responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.

Per lo svolgimento del suo compito il Responsabile della conservazione può avvalersi di un gruppo di lavoro.

Il Gruppo di lavoro Actainfo a supporto del responsabile della conservazione sarà composto da:

  • 1 Archivista Laureato in Conservazione dei beni archivistici e culturali con pluriennale esperienza nella gestione degli Archivi analogici e digitali pubblici e privati;
  • 1 esperto giurinformatico con pluriennale esperienza nei sistemi di validazione, scambio e conservazione degli atti digitali;
  • 1 esperto informatico con pluriennale esperienza nella formazione, gestione  e conservazione di documenti digitali.

Il servizio sarà svolto, di concerto con il soggetto nominato Responsabile della Conservazione dell’organizzazione o suo delegato,  da remoto con strumenti telematici quali posta elettronica, collegamenti desktop remoto, whatsapp, telegram, meetings per videoconferenze di Actainfo e piattaforma supporto Conservazione dedicata alla gestione workflow degli adempimenti previsti dalle Linee Guida AGID a carico del Responsabile della Conservazione.

Nel servizio di Supporto al Responsabile della Conservazione rientrano:

  1. La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di conservazione.
  2. La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale.
  3. La disponibilità del software web ACTAKEEP con workflow per la rendicontazione e gestione degli adempimenti per la conservazione e la documentazione previsti dalla normativa.
  4. Assistenza e supporto alle attività di cui al punto 2 della presente offerta tra le quali:
    - predisporre le nomine e le attribuzioni delle nuove figure previste per la gestione e conservazione dei documenti;
    - Assistere nelle operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e dei Pacchetti di Archiviazione;
    - Aggiornare i Manuali per la conservazione e gestione dei documenti informatici.

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SERVIZI DI CONSERVAZIONE DIGITALE AUTOMATICA SU APPLICATIVI

CONSERVAZIONE DIGITALE AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE

OPZIONE > TRE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sugli applicativi di Actainfo dedicati a:
1.    Albo pretorio
2.    Amministrazione trasparente
3.    Conservazione digitale
Es.: una Determinazione pubblicata sull’Albo pretorio viene automaticamente pubblicata anche nell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti dei dirigenti”  e conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > DUE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sui nostri applicativi dedicati a:
1.    Amministrazione trasparente
2.    Conservazione digitale
Es.: una Deliberazione di Giunta o di Consiglio pubblicata nella sezione dell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti organi indirizzo politico”  viene conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > CONNETTORE DI CONSERVAZIONE
Questo applicativo permette la conservazione digitale e sostitutiva massiva,di tutti i tipi di  documento informatico.

VANTAGGI
1.    Abilitazione gratuita alla conservazione dei soggetti autorizzati alla pubblicazione sull’Amministrazione Trasparente
2.    Metadati ricorrenti preimpostati, per classe documentale, al fine di facilitare la ricerca dei file conservati
3.    Programmazione dell’invio in conservazione, sulla base delle caratteristiche dei documenti, senza accesso diretto alla piattaforma DocFly
4.    Segnalazione dei file conservati e da conservare sulla base della scelta eseguita in fase di pubblicazione dei dati
5.    Centralizzazione in un unico pannello delle funzioni di pubblicazione, archiviazione (file da conservare) e conservazione digitale
6.    Classi documentali in pacchetti da 5, 10, 15, 20 documenti amministrativi informatici, upgradabili secondo le esigenze dell’organizzazione
7.    Supporto remoto e assistenza archivistica.

 

CONSERVAZIONE DIGITALE REGISTRO GIORNALIERO PROTOCOLLO

Servizio di conservazione digitale del Registro giornaliero di Protocollo informatico che prevede l'invio “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto”.

La scadenza dell'adempimento da parte della Pubblica Amministrazione è in vigore dal 12/10/2015.
Il mancato adempimento implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico di cui risponde personalmente il Responsabile della gestione documentale. Anche questa figura deve essere obbligatoriamente nominata fra i dirigenti o funzionari dell'ente, designando, altresì, un vicario.

Il servizio annuale, reso da Actainfo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore acrreditato dall'AGID, comprende l’utilizzo dell’applicativo web DOCFLY per la conservazione del Registro di protocollo.

L'assistenza telefonica e in trouble ticketing è prestata 24h:

- dallo staff archivistico coordinato dalla Dott.ssa in Scienze e Conservazione dei Beni Arhivistici e Librari, Anna Maria Censorii specialista in archviazione degli Enti Pubblici.

- dallo staff informatico e sulla protezione dei dati personali coordinato dal Dott. Igino Addari che, dall’entrata in vigore del DPR 445/2000, presta alla P.A. servizi a supporto della gestione informatica dei documenti.

Il servizio è ordinabile sul MePA.

 

MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Entro il 01/01/2022 gli Enti della P.A. sono obbligati a dotarsi del "manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi"  come previsto dalle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" di AGID .

Il manuale di gestione dovrà integrarsi con il manuale di conservazione, piano di sicurezza dei dati, linee guida per la pubblicazione delle informazioni, nomina del responsabile della trasparenza, piano triennale anticorruzione, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi e tutti gli atti emanati per normare l'attività informativa dell'ente. La sua redazione richiede, peranto, competenze di informatica, informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, sicurezza e privacy.

Sono previsti:

1) il servizio di realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico

2) il servizio di aggiornamento del Manuale di gestione del protocollo informatico.

Il Manuale dovrà essere portato a conoscenza di tutto il personale, attraverso gli opportuni interventi formativi.

Le regole tecniche prevedono, inoltre, che il Manuale venga pubblicato sul sito istituzionale dell’amministrazione. Il documento dovrà essere pubblicato nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito.

Il servizio è ordinabile sul MePA.

 

CONSERVAZIONE CONTRATTI

Servizio di conservazione sostitutiva dei contratti archiviati a norma delle disposizioni obbligatorie ai sensi delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici.

Il servizio annuale, reso in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore acrreditato dall'AGID, comprende:
a)   Censimento e presa in carico dei file messaggi salvati su altri supporti o cartelle locali
b)   prearchiviazione di sicurezza  e per la ricerca facilitata
c)   l’utilizzo dell’applicativo web DOCFLY per la gestione dei file conservati
d)   n. 1 Pec su dominio dedicato
e)   servizi di archiviazione
f)   manuale di conservazione
g)   servizio esterno di Responsabile della conservazione
h)   gestione archivistica e assistenza .

Tutti i servizi possono essere acquistati dal nostro catalogo pubblicato sul MePA.

 

CONSERVAZIONE DI ALTRI DOCUMENTI INFORMATICI

Servizio di conservazione digitale e sostitutiva di TUTTI I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI con metadati obbligatori, per tipologia di documento, archiviati a norma delle disposizioni obbligatorie ai sensi delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici.

 

CONSERVAZIONE PEC - Posta Elettronica Certificata

Per la corretta conservazione digitale è necessario fare riferimento alle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" di AGID, applicabili dal 01/01/2022 che aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale Dlgs. n. 82 del 2005.

La conservazione delle PEC del certificatore accreditato Aruba Pec avviene in modo completamente automatica attraverso il riversamento diretto in DOCFLY dei messaggi ricevuti e inviati firmati e marcati dal conservatore.

Modalità di esecuzione del servizio.

 

 

SERVIZI OUTSOURCING CONSERVAZIONE

Al fine di supportare i soggetti pubblici e privati che non dispongono di risorse umane e figure professionali da dedicare all'attività di conservazione digitale e sostitutiva, è previsto il servizio di outsourcing conservativo.

Di seguito una descrizione schematica delle caratteristiche dei servizi inclusi nell'outsourcing:

- Servizio web di archiviazione digitale
- Frequenza di lavorazione periodica dei flussi documentali in relazione alle esigenze specifiche delle tipologie documentali trattate e alle esigenze del cliente (es.: giornaliera, settimanale, quindicinale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale).
- Hosting hardware/software e relativi servizi di scambio dei documenti.
- Presa in carico PACCHETTI DI VERSAMENTO.
- Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE.
- Generazione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE.
- Tenuta decennale dell’archivio con valore legale.
- Utilizzo licenze software Docfly.

I Servizi di Conservazione in Outsourcing vengono erogati corrispondendo un canone annuale a copertura dei servizi sopra elencati.
Il canone viene calcolato sulla base dei volumi documentali e di altri parametri quali: numero delle registrazioni di protocollo e dell'Albo pretorio pergli Enti Pubblici, numero e tipologia di classi documentali da conservare, frequenza di conservazione, numero di utenti concorrenti che accedono alla piattaforma di conservazione, etc.)

 

 

Servizi di conservazione su richiesta

Si forniscono servizi finalizzati alla conservazione sostitutiva e l'ARCHIVIAZIONE dei documenti nel rispetto delle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" di AGID che aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005:

- in formato analogico, che lasciano tracce su carta, su nastro

- in formato elettronico.

Si elabora ed aggiorna il  MANUALE DELLA CONSERVAZIONE che, come  previsto dall’articolo 8 delle regole tecniche del CAD,  deve almeno indicare:

1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;

3. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;

4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;

5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

8. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;

10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;

11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

12. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Si supporta il processo di accreditamento  dell'attività di conservazione, ai sensi dell'articolo 44-bis del Codice dell’amministrazione digitale vigente, e  l'attività del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE.

I nostri prodotti sono presenti sul catalogo del Mercato della Pubblica Amministrazione MEPA gestito da Consip.

Per servizi personalizzati si può richiedere un preventivo contattandoci direttamente attraverso uno degli strumenti della sezione contatti