Conservazione digitale documenti

 

 

ContrattiPUBBLICA E CONSERVA

Il nuovo sistema WEB SERVICE realizzato da Actainfo per l’applicazione delle norme sulla pubblicazione e conservazione digitale dei documenti informatici ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013. La conservazione obbligatoria dal 12 Agosto 2016 è stata prorogata al 12 dicembre 2016 per consentire agli Enti Pubblici di organizzare la dematerializzazione dei documenti.

L’utente può attivare, secondo le proprie necessità, una delle seguenti opzioni per la pubblicazione e conservazione dei documenti informatici.

OPZIONE > TRE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sugli applicativi di Actainfo dedicati a:
1.    Albo pretorio
2.    Amministrazione trasparente
3.    Conservazione digitale
Es.: una Determinazione pubblicata sull’Albo pretorio viene automaticamente pubblicata anche nell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti dei dirigenti”  e conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > DUE IN UNO
Permette di sincronizzare automaticamente le pubblicazioni eseguite sui nostri applicativi dedicati a:
1.    Amministrazione trasparente
2.    Conservazione digitale
Es.: una Deliberazione di Giunta o di Consiglio pubblicata nella sezione dell’Amministrazione trasparente  tra i “provvedimenti organi indirizzo politico”  viene conservata sulla piattaforma DOCFLY che gestiamo in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore accreditato da AGID.

OPZIONE > CONNETTORE DI CONSERVAZIONE
La conservazione digitale può essere eseguita :
1.    Attraverso il connettore che permette di eseguire conservazioni precedentemente programmate.

VANTAGGI
1.    Abilitazione gratuita alla conservazione dei soggetti autorizzati alla pubblicazione sull’Amministrazione Trasparente
2.    Metadati ricorrenti preimpostati, per classe documentale, al fine di facilitare la ricerca dei file conservati
3.    Programmazione dell’invio in conservazione, sulla base delle caratteristiche dei documenti, senza accesso diretto alla piattaforma DocFly
4.    Segnalazione dei file conservati e da conservare sulla base della scelta eseguita in fase di pubblicazione dei dati
5.    Centralizzazione in un unico pannello delle funzioni di pubblicazione, archiviazione (file da conservare) e conservazione digitale
6.    Classi documentali in pacchetti da 5, 10, 15, 20 documenti amministrativi informatici, upgradabili secondo le esigenze dell’Ente
7.    Supporto remoto e assistenza archivistica.

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ContrattiCONSERVAZIONE DIGITALE REGISTRO GIORNALIERO PROTOCOLLO

Servizio di conservazione digitale del Registro giornaliero di Protocollo informatico a norma delle disposizioni obbligatorie del DPCM 3/12/2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico - che ai sensi dell’art. 5, c. 7  prevede l'invio “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto”.

La scadenza dell'adempimento da parte della Pubblica Amministrazione è fissata per il 12/10/2015, data dalla quale si dovrà portare in conservazione il Registro giornalero del protocollo del giorno 11/10/2015.
Il mancato adempimento implica, ai sensi dell’articolo 7 del D.P.C.M 03/12/2013, la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico di cui risponde personalmente il Responsabile della gestione documentale. Anche questa figura deve essere obbligatoriamente nominata fra i dirigenti o funzionari dell'ente, designando, altresì, un vicario.

Il servizio annuale, reso in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore acrreditato dall'AGID, comprende:
a)   l’utilizzo dell’applicativo web DOCFLY per la conservazione del Registro di protocollo
b)   il manuale di conservazione, redatto ai sensi dell’art. 8 del DPCM 3/12/2013 - Regole tecniche in materia di conservazione
c)   il servizio esterno di Responsabile della conservazione ai sensi dell’art. 7 del DPCM 3/12/2013 - Regole tecniche in materia di conservazione
d)   il servizio di assistenza archivistica, sulla sicurezza dei dati personali e sull'amministrazione digitale resa dalle figure obbligatorie, laureate con idonea qualifica,  previste dal DPCM 03/12/2013 e dalla Circolare AGID n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014).

L'assistenza telefonica e in trouble ticketing è prestata 24h:

- dallo staff archivistico coordinato dalla Dott.ssa in Scienze e Conservazione dei Beni Arhivistici e Librari, Anna Maria Censorii specialista in archviazione degli Enti Pubblici.

- dallo staff informatico e sulla protezione dei dati personali coordinato dal Dott. Igino Addari che, dall’entrata in vigore del DPR 445/2000, presta alla P.A. servizi a supporto della gestione informatica dei documenti e della Privacy.

Il servizio è ordinabile sul MePA.

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ContrattiMANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Entro il 12/10/2015 gli Enti della P.A. sono obbligati a pubblicare sul sito internet il "manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi"  in linea con le regole tecniche stabilite dal DPCM del 3 dicembre 2013.

Il manuale di gestione dovrà integrarsi con il manuale di conservazione, piano di sicurezza dei dati, linee guida per la pubblicazione delle informazioni, nomina del responsabile della trasparenza, piano triennale anticorruzione, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi e tutti gli atti emanati per normare l'attività informativa dell'ente. La sua redazione richiede, peranto, competenze di informatica, informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, sicurezza e privacy.

Sono previsti:

1) il servizio di realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico

2) il servizio di aggiornamento del Manuale di gestione del protocollo informatico.

Il Manuale dovrà essere portato a conoscenza di tutto il personale, attraverso gli opportuni interventi formativi.

Le regole tecniche prevedono, inoltre, che il Manuale venga pubblicato sul sito istituzionale dell’amministrazione. In base a quanto previsto dal D. Lgs. n. 33/2013 il documento dovrà essere pubblicato nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito.

Le nuove regole tecniche sul protocollo informatico andranno coordinate e integrate alle regole tecniche approvate con DPCM 13 novembre 2014 sulla modalità di formazione, trasmissione, copia e duplicazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Il servizio è ordinabile sul MePA.

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ContrattiCONSERVAZIONE CONTRATTI

Servizio di conservazione sostitutiva dei contratti archiviati a norma delle disposizioni obbligatorie ai sensi delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni emanate con DPCM 3/12/2013 e DPCM 13/11/2014.

Il servizio annuale, reso in qualità di partner di Aruba Pec, conservatore acrreditato dall'AGID, comprende:
a)   Censimento e presa in carico dei file messaggi salvati su altri supporti o cartelle locali
b)   prearchiviazione di sicurezza  e per la ricerca facilitata
c)   l’utilizzo dell’applicativo web DOCFLY per la gestione dei file conservati
d)   n. 1 Pec su dominio dedicato
e)   servizi di archiviazione
f)   manuale di conservazione
g)   servizio esterno di Responsabile della conservazione
h)   gestione archivistica e assistenza resa dalle figure obbligatorie, laureate con idonea qualifica,  previste dal DPCM 03/12/2013 e dalla Circolare AGID n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014).

Tutti i servizi possono essere acquistati dal nostro catalogo pubblicato sul MePA.

 

 

ContrattiCONSERVAZIONE ALTRI DOCUMENTI INFORMATICI DELLA P.A.

Servizio di conservazione digitale e sostitutiva di TUTTI I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI con metadati obbligatori, per tipologia di documento, archiviati a norma delle disposizioni obbligatorie ai sensi delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni emanate con DPCM 3/12/2013 e DPCM 13/11/2014.

 

Servizi outsourcing conservazione

Al fine di supportare i soggetti pubblici e privati che non dispongono di risorse umane e figure professionali da dedicare all'attività di conservazione digitale e sostitutiva, è previsto il servizio di outsourcing conservativo.

Di seguito una descrizione schematica delle caratteristiche dei servizi inclusi nell'outsourcing:

- Servizio web di archiviazione digitale
- Frequenza di lavorazione periodica dei flussi documentali in relazione alle esigenze specifiche delle tipologie documentali trattate e alle esigenze del cliente (es.: giornaliera, settimanale, quindicinale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale).
- Hosting hardware/software e relativi servizi di scambio dei documenti.
- Presa in carico PACCHETTI DI VERSAMENTO.
- Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE.
- Generazione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE.
- Tenuta decennale dell’archivio con valore legale.
- Utilizzo licenze software Docfly.

I Servizi di Conservazione in Outsourcing vengono erogati corrispondendo un canone annuale a copertura dei servizi sopra elencati.
Il canone viene calcolato sulla base dei volumi documentali e di altri parametri quali: numero delle registrazioni di protocollo e dell'Albo pretorio pergli Enti Pubblici, numero e tipologia di classi documentali da conservare, frequenza di conservazione, numero di utenti concorrenti che accedono alla piattaforma di conservazione, etc.)

 

 

 

ServiziSERVIZI DI CONSERVAZIONE SU RICHIESTA

Si forniscono servizi finalizzati alla conservazione sostitutiva e l'ARCHIVIAZIONE dei documenti nel rispetto delle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis  e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005:

- in formato analogico, che lasciano tracce su carta, su nastro

- in formato elettronico.

Si elabora ed aggiorna il  MANUALE DELLA CONSERVAZIONE che, come  previsto dall’articolo 8 delle regole tecniche del CAD,  deve almeno indicare:

1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;

3. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;

4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;

5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

8. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;

10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;

11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

12. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Si supporta il processo di accreditamento  dell'attività di conservazione, ai sensi dell'articolo 44-bis del Codice dell’amministrazione digitale vigente, e  l'attività del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE.

 

I nostri prodotti sono presenti sul catalogo del Mercato della Pubblica Amministrazione MEPA gestito da Consip. 
Per servizi personalizzati si può richiedere un preventivo contattandoci direttamente attraverso uno degli strumenti della sezione contatti