Conservazione digitale PEC - Posta Elettronica Certificata

 

Conservazione Pec

 

L’utilizzo sempre più intenso della posta elettronica certificata, principale strumento di comunicazione nell’ambito della Pubblica Amministrazione, comporta la necessità di gestire il processo di conservazione evitando dispersioni, alterazioni e non rintracciabilità delle email aventi valore legale e soggette a una conservazione decennale secondo le disposizioni degli articoli 2214 e 2220 del codice civile. Una conservazione che diventa permanente come previsto dalle disposizioni degli Artt. 43 c. 3 e 40 del Codice dell'Amministrazione Digitale  in quanto le pubbliche amministrazioni formano i propri  documenti originali con mezzi informatici.

Per la corretta conservazione digitale è necessario fare riferimento alle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" Determinazione AGID n. 407/2020, in vigore dal 01 gennaio 2022, che hanno abrogato, totalmente o parzialmente, i DPCM 3 dicembre 2013 e aggiornato le regole tecniche previste dall’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale - CAD - Dlgs. n. 82/2005.

L anecessità di procedere a una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata diventa ancor più essenziale se si considera che il certificatore è obbligato unicamente a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi.
In questo periodo il certificatore deve  mantenere, per legge, solo i “log” che costituiscono la traccia ma non riportano il contenuto del messaggio. Se dovesse insorgere una controversia sul contenuto del messaggio, i log del gestore non costituirebbero una prova opponibile a terzi.

Adottare sistemi idonei alla conservazione, per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale, diventa, pertanto, una necessità sempre più impellente. 

Per far fronte a questa esigenza proponiamo, in partnership con il certificatore accreditato AGID/DigitPA Aruba Pec, un servizio annuale di CONSERVAZIONE DIGITALE PEC a norma di legge che permetterà di archiviare la corrispondenza certificata.

Grafico conservazione

 

Quadro normativo di riferimento

Si riporta  di seguito un quadro riepilogativo della normativa di riferimento che sarà applicata nel servizio di conservazione sostitutiva della Posta Elettronica Certificata.

 

Il servizio di conservazione sostitutiva

 

Il servizio di conservazione sostitutiva si articolerà nelle seguenti attività che consentirnno di dare all'Ente un SERVIZIO TUTTO COMPRESO:

  1. Censimento e presa in carico dei file messaggi salvati su altri supporti o cartelle locali dei diversi PC dell’Ente e non più presenti nella web mail.
    Questa attività, come tutte le altre espletate, saranno svolte da remoto, in collegamento telematico quando necessario.
  2. Conversione del formato dei file relativi ai messaggi di posta certificata censiti per l’Upload nella piattaforma web mail dalla quale eseguire la I fase di CONSERVAZIONE PEC.
    Saranno censiti i file messaggi e acquisiti per la trasformazione in un formato compatibile al successivo uploadper la ricomposizione unitaria dell’archivio e la sua conservazione a norma.
  3. Supporto alle funzioni di conservazione, funzione archivistica di conservazione e funzione del Responsabile del trattamento dei dati personali come previsto dalla Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014).
  4. Nella struttura organizzativa del soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale, devono essere presenti "Profili professionali" di soggetti laureati ed esperti del settore dell’archiviazione e del trattamento dei dati.
  5. La copertura di questi ruoli sarà garantita:
    1. dal Dott. Igino Addari con decennale esperienza nel settore dell'Amministrazione digitale, amministrazione di sistemi informatici per la protezione dei dati personali, sistemi di firma digitale e posta elettronica certificata.
    2. dalla Dott.ssa Anna Maria Censorii, Archivista laureata in “Scienze e conservazione dei beni archivistici e librari” che fornirà il supporto archivistico. Dal 2004 ha curato l’inventariazione informatizzata e  l’archiviazione per i Comuni di Teramo, Pescara, Roseto d. A., Pineto, Rivisondoli, Giulianova, Tortoreto, Tossicia, Montorio al V., Alba Adriatica, Nereto, Penna S. Andrea, Castel Castagna, Provincia di Teramo, Genio Civile Teramo, Consorzio di Bonifica Nord di Teramo.

    6. Manuale della conservazione della Posta Certificata.
        Sarà elaborato dal conservatore e integrato secondo le esigenze e l’organizzazione dell’Ente il  
        Manuale della conservazione sostitutiva che costituirà una guida per la corretta conservazione dei
        messaggi.
        Es.: con quale periodicità portare i documenti in conservazione, come accedere ai documenti
        conservati, come eseguire le ricerche, ecc.

    7. Monitoraggio e Assistenza sui lotti da avviare alla conservazionecon prearchiviazione di sicurezza
       dei messaggi.
       Per risalire in ogni momento alla situazione esistente prima dell’avvio della procedura di conservazione,
       saranno eseguite copie di sicurezza preliminari dei messaggi in formato:
       - MBOX

    8. Applicativo WEB DocFly per la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI MESSAGGI
        Questo software permetterà di accedere ai messaggi conservati visualizzandone il contenuto.
        Sarà possibile eseguire le ricerche per:
        - nome del file, cartella, mittente, destinatario, oggetto, ID Messaggio, Ricevuta, Allegato, Tipo di
          documento, data, periodo.
        Sarà possibile eseguire il download sul proprio pc del messaggio rintracciato nella sua piena integrità.

    9. Piattaforma di sicurezza       
         Il servizio è finalizzato alla esecuzione di ricerche sulla casella di posta certificata, evitando qualsiasi
         accidentale danneggiamento degli archivi.
         Questa piattaforma consente:
         a)    di avere on line tutte le email ricevute comprese quelle portate in conservazione
         b)    di eseguire sulle PEC  ricerche “OVUNQUE”, anche sugli allegati che riportano nella
                denominazione del file .xml la partita iva del fornitore.
         c)    non sono consentite cancellazioni e spedizioni ma solo eventuali inoltri.

 

Servizi outsourcing di conservazione

Al fine di supportare i soggetti pubblici e privati che non dispongono di risorse umane e figure professionali da dedicare all'attività di conservazione digitale e sostitutiva, è previsto il servizio di outsourcing conservativo.

Di seguito una descrizione schematica delle caratteristiche dei servizi inclusi nell'outsourcing:

- Servizio web di archiviazione digitale
- Frequenza di lavorazione periodica dei flussi documentali in relazione alle esigenze specifiche delle tipologie documentali trattate e alle esigenze del cliente (es.: giornaliera, settimanale, quindicinale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale).
- Hosting hardware/software e relativi servizi di scambio dei documenti.
- Presa in carico PACCHETTI DI VERSAMENTO.
- Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE.
- Generazione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE.
- Tenuta decennale dell’archivio con valore legale.
- Utilizzo licenze software Docfly.

I Servizi di Conservazione in Outsourcing vengono erogati corrispondendo un canone annuale a copertura dei servizi sopra elencati.
Il canone viene calcolato sulla base dei volumi documentali e di altri parametri quali: numero delle registrazioni di protocollo e dell'Albo pretorio pergli Enti Pubblici, numero e tipologia di classi documentali da conservare, frequenza di conservazione, numero di utenti concorrenti che accedono alla piattaforma di conservazione, etc.)

I nostri prodotti sono presenti sul catalogo del Mercato della Pubblica Amministrazione MEPA gestito da Consip. 
Per servizi personalizzati si può richiedere un preventivo contattandoci direttamente attraverso uno degli strumenti della sezione contatti