Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024/2026 ha inserito una specifica Linea di azione (RA 3.3.1) che prevede entro giugno 2026 l’obbligo per le PA di verificare la pubblicazione in “Amministrazione trasparente” del Manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione, già obbligatoria dal 1 gennaio 2022, come previsto da Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Determinazioni 407/2020 e 371/2021).

Come da citate Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tutti i soggetti detentori di documenti informatici, enti pubblici e imprese, sono obbligati a nominare:

• • il Responsabile della Conservazione: dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, può essere svolto dal responsabile della gestione documentale e opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi  art. 4.5 delle citate Linee Guida AGID e art. 44, comma 1-quater, del CAD;

• • il Responsabile della Gestione  documentale  art. 61 TUDA (Testo unico sulla documentazione amministrativa): al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente;

  • nominare, seconddo la grandezza dell’organizzazione, ulteriori figure di vicari nei servizi di gestione e conservazione documentale previsti dalle citate Linee guida

  • adottare e tenere aggiornati i seguenti manuali:

• il Manuale di Conservazione;

• il Manuale di Gestione Documentale.

Manuale di Conservazione

Il Manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, redatto dal Responsabile della Conservazione, che descrive dettagliatamente l’organizzazione, le procedure, le infrastrutture IT e le misure di sicurezza adottate per la conservazione digitale dei documenti.

Manuale di Gestione Documentale

Il Manuale di Gestione Documentale è uno strumento fondamentale di governance e pianificazione: definisce il sistema informatico di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. La sua redazione richiede un approccio multidisciplinare che integri competenze di archivistica, informatica, diritto amministrativo, sicurezza dei dati e privacy.

Le sopracitate Linee guida adottate da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza “erga omnes”.

Actainfo da anni supporta i clienti con un servizio completo che si avvale di uno staff dotato di competenze archivistiche, informatiche e giuridiche e include, su richiesta:

• • la redazione e aggiornamento dei Manuali e relativi allegati;

• • l’utilizzo del software Actakeep dedicato all’assolvimento degli adempimenti di conservazione a norma delle Linee guida AGID.

La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.

Ricordiamo che tali figure di responsabili sono obbligatorie anche per le aziende private che detengono documenti informatici.

Trovate QUI maggiori informazioni sul servizio per la conservazione documentale prestato da Actainfo. Potete anche contattare direttamente per un preventivo o chiarimenti scrivendo a commerciale@actainfo.it .

L'articolo Obbligo su amministrazione trasparente – Da Giugno 2026 Manuale di conservazione e nomina del Responsabile della conservazione proviene da Actainfo.

Cosa cambia per i professionisti sanitari
Entro fine marzo, tutte le strutture sanitarie – pubbliche e private – devono adeguarsi a un formato standard per la trasmissione dei documenti sanitari.
Questo include poliambulatori, centri medici privati, studi odontoiatrici, fisioterapici, laboratori di analisi e cliniche private.
I referti dovranno essere caricati tempestivamente dopo la prestazione, assicurando uniformità e rapidità nell’aggiornamento del FSE.

Tra le novità operative, spicca l’introduzione del profilo sanitario sintetico (Patient Summary), una sintesi delle informazioni essenziali sullo stato di salute del paziente. Questo documento, compilato e aggiornato dal medico di medicina generale, può essere consultato anche in assenza di consenso esplicito in situazioni di emergenza, consentendo interventi tempestivi.
Il FSE, inoltre, consente ai professionisti sanitari di accedere alla storia clinica del paziente, riducendo la duplicazione di esami e accelerando gli interventi, soprattutto in ambito di emergenza.

Le nuove funzionalità per i cittadini
I pazienti possono ora caricare direttamente i propri documenti sanitari nel FSE accedendo con SPID all’indirizzo: https://www.fascicolosanitario.gov.it/portale/accedi-al-fascicolo .

Grazie alla nuova funzione “Aggiungi documento”, è possibile inserire referti, certificati o altri documenti in formato Pdf, Jpg o Png, fino a un massimo di 10 MB per documento.
Questa opportunità consente di costruire un archivio sanitario sempre aggiornato e accessibile da casa, utile per consultare esami, evitare duplicazioni di visite e analisi, e risparmiare tempo e costi.

I cittadini possono anche caricare documenti ottenuti all’estero o nel settore privato, contribuendo a un quadro sanitario più completo. Tuttavia, non è possibile inserire video. Gli utenti mantengono il pieno controllo sui propri dati: possono oscurare o cancellare i documenti in qualsiasi momento.

Un sistema in evoluzione per un’assistenza sempre più efficiente
Il Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0 rappresenta un passo avanti significativo verso un’assistenza sanitaria più integrata, trasparente e accessibile.

Grazie all’introduzione di queste innovazioni, medici e pazienti potranno beneficiare di un sistema più efficiente, con informazioni sempre aggiornate e facilmente condivisibili.
L’obiettivo è garantire un’assistenza sanitaria di qualità, riducendo gli sprechi e migliorando la tempestività degli interventi.

Fonti: Fascicolo Sanitario Elettronico, TGCOM24

Sintesi elaborata da ActyAI
https://www.actyai.it/
supervisionata per Actainfo
da Dott. Igino Addari

L'articolo Novità Fascicolo Sanitario Elettronico per strutture sanitarie e pazienti proviene da Actainfo.

Nella comunicazione del 15 gennaio, AgID ha differito al 15 FEBBRAIO 2026 il termine entro cui Pubbliche Amministrazioni e Gestori di Pubblici Servizi devono compilare il questionario previsto per il monitoraggio sull’attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il questionario è reso disponibile in modalità on line sul sito AgID (https://gestionedocumentalept.agid.gov.it) e la sua compilazione può essere effettuata dal Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD), dal Responsabile della Conservazione e della Gestione documentale o da un altro soggetto delegato alla compilazione (appartenente alla PA), previa autenticazione tramite Spid o CIE.

Il monitoraggio AgID si inserisce tra le azioni volte a conseguire target ben precisi nel biennio 2025 – 2026:

• Target 2025: il 100% delle Amministrazioni deve avere adottato e pubblicato il manuale di gestione documentale, la nomina del Responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO e, qualora siano presenti più AOO, la nomina del Coordinatore della gestione documentale in “Amministrazione trasparente”;
• Target 2026: il 100% delle Amministrazioni deve avere adottato e pubblicato il manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione in “Amministrazione trasparente”.

Dal 2022, data di entrata in vigore delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, Actainfo supporta il Responsabile della Conservazione e della Gestione documentale, redige i relativi manuali con documenti allegati, fornisce il software Actakeep dedicato alla governance della conservazione dei documenti informatici https://www.actainfo.it/actakeep/ .

L'articolo Questionario AGID su applicazione Linee guida documenti informatici scade il 15 febbraio 2026 proviene da Actainfo.

L'articolo Avviso pubblico “Risorse in Comune” proviene da Actainfo.

L’iniziativa intende verificare la attuazione dell’Obiettivo 3.3 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024–2026 – Aggiornamento 2025.

Atti pubblici beni culturali

Ulteriore criticità da considerare deriva dalla natura degli archivi degli Enti pubblici che, ai sensi degli artt. 822 e 824 del Codice Civile, sono assoggettati al regime del demanio pubblico e, quindi, alle disposizioni del “Codice dei beni culturali”.
Tutti i documenti prodotti, ricevuti o conservati a qualsiasi titolo da una Pubblica Amministrazione possiedono, pertanto, fin dall’origine la duplice natura di atti pubblici e di beni culturali.
La sorveglianza sulla corretta conservazione è affidata alla Sovrintendenza Archivistica che deve autorizzare ogni operazione di modifica, movimentazione e distruzione dei documenti della pubblica amministrazione.

Attività di monitoraggio AGID

L’attività di monitoraggio è rivolta a tutti gli enti della Pubblica amministrazione, in quanto soggetti indicati all’art. 2, comma 2, del Codice dell’Amministrazione Digitale e si avvale dei seguenti strumenti per la sua piena attuazione:

• Form di rilevazione, contenente i quesiti oggetto di monitoraggio;
• Community “Gestione documentale e conservazione” sulla piattaforma ReTeDigitale;
• Supporto e Formazione.

Form di rilevazione

È possibile consultare in anteprima i quesiti oggetto del monitoraggio attraverso l’allegato “Form di rilevazione 2025”
Come si potrà constatare accedendo al link, il questionario è molto impegnativo. Oltre a domande specifiche per accertare gli adempimenti su gestione e conservazione dei documenti informatici il form indaga anche sulle misure di sicurezza adottate dall’ente per la protezione dei dati.
Relativamente alle modalità di accesso alla piattaforma online e alla compilazione del form di rilevazione per l’anno 2025, nonché alle relative iniziative di supporto e formazione, saranno fornite apposite comunicazioni sia nella sezione “Comunicazione” del sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale, sia all’interno della community dedicata su ReTeDigitale.

I quesiti oggetto del monitoraggio saranno resi accessibili per la compilazione tramite piattaforma online tra ottobre e dicembre 2025.

Actainfo cura da anni archivi cartacei e informatici degli enti pubblici, incluse le attività di scarto dei documenti con procedure sorvegliate e approvate dalla Sovrintendenza archivistica.

Supporto agli adempimenti

Per eventuaale supporto agli adempimenti Actainfo mette a disposizione un servizio completo che si avvale di uno staff dotato di competenze archivistiche, informatiche, giuridiche e includono, su richiesta:

• La redazione e aggiornamento dei Manuali e relativi allegati:
  
  • Allegato 1 Titolario piano di classificazione
  • Allegato 2 Manuale Gestione documentale Uso Protocollo
  • Allegato 3 Circolare Agid Misure Minime sicurezza 18 aprile 2017
  • Allegato 4 Manuale Conservatore accreditato Agid
  • Allegato 5 Prontuario del titolario per oggetto
  • Allegato 6 Metadati
  • Allegato 7 Piano di conservazione dei documenti
  • Allegato 8 MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
  • Allegato 9 Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati
  • Allegato 10 Certificazione di processo.

• L’utilizzo del software Actakeep dedicato all’assolvimento degli adempimenti di conservazione e gestione dei file a norma delle citate Linee guida AGID.
  
• Servizi per la protezione di dati in cloud e la cybersicurezza con tecniche di Intelligenza artificiale – Threat Intelligence – per prevenire, contrastare e rispondere alle minacce con l’utilizzo di tecnologie di monitoraggio, analisi e MDR.

Sanzioni

La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.

Trovate QUI maggiori informazioni ma potete anche contattarci per un preventivo o chiarimenti su commerciale@actainfo.it .

FONTE AGID

L'articolo AGID avvia attività di monitoraggio su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici proviene da Actainfo.

Come da citate Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tutti i soggetti detentori di documenti informatici, enti pubblici e imprese, sono obbligati a nominare:

• il Responsabile della Conservazione: dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, può essere svolto dal responsabile della gestione documentale e opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi  art. 4.5 delle citate Linee Guida AGID e art. 44, comma 1-quater, del CAD;
• il Responsabile della Gestione  documentale  art. 61 TUDA (Testo unico sulla documentazione amministrativa): al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
  
  adottare e tenere aggiornati i seguenti manuali:
• il Manuale di Conservazione;
• il Manuale di Gestione Documentale.

Manuale di Gestione Documentale

Il Manuale di Gestione Documentale è uno strumento fondamentale di governance e pianificazione: definisce il sistema informatico di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. La sua redazione richiede un approccio multidisciplinare che integri competenze di archivistica, informatica, diritto amministrativo, sicurezza dei dati e privacy.

Le sopracitate Linee guida adottate da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza “erga omnes”.

Manuale di Conservazione

Dal 01 gennaio 2022 è in vigore l’obbligo di redigere il Manuale di conservazione con i suoi allegati, tra i quali il Manuale di gestione documentale, come previsto dalle citate Linee Guida di AGID.
Da giugno 2026 infatti il piano triennale informatica, sempre per la Linea di azione (RA 3.3.1), prevederà l’obbligo per le PA di verificare la pubblicazione in “Amministrazione trasparente” anche del manuale di conservazione e della nomina del responsabile della conservazione.

Actainfo da anni supporta i clienti con un servizio completo che si avvale di uno staff dotato di competenze archivistiche, informatiche e giuridiche e includono, su richiesta:

• la redazione e aggiornamento dei Manuali e relativi allegati;
• l’utilizzo del software Actakeep dedicato all’assolvimento degli adempimenti di conservazione a norma delle Linee guida AGID.

La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.

Trovate QUI maggiori informazioni ma potete anche contattarci per un preventivo o chiarimenti su commerciale@actainfo.it .

L'articolo Obbligo su amministrazione trasparente – Da Giugno 2025 Manuale di Gestione Documentale, da Giugno 2026 Manuale di Conservazione proviene da Actainfo.

Per i dati e i documenti sanitari generati da eventi clinici antecedenti al 19 maggio 2020 l’assistito può esercitare il diritto di opporsi all’alimentazione del FSE tramite il servizio on line “FSE – Opposizione al pregresso”.

La procedura

L’opposizione al caricamento di dati e documenti generati da eventi clinici riferiti alle prestazioni erogate dal Servizio Sanitario Nazionale antecedenti al 19 maggio 2020 va effettuata attraverso il portale Sistema Tessera Sanitaria all’indirizzo www.sistemats.it.

Il servizio on line “FSE – Opposizione al pregresso” è disponibile fino al 30 giugno 2024.
La scelta può essere revocata e nuovamente registrata nel SistemaTessera Sanitaria più volte, fino al 30 giugno 2024. Il sistema selezionerà l’ultima indicazione caricata cronologicamente.
Il mancato accesso al servizio on line “FSE – Opposizione al pregresso” o l’accesso al servizio senza registrare la propria opposizione comporterà il caricamento automatico dei propri dati e i documenti sanitari disponibili e antecedenti al 19 maggio 2020 nel FSE.

Come si manifesta l’opposizione

Accedere al sito Tessera sanitaria, selezionare il servizio on line “FSE – Opposizione al pregresso” e scegliere una delle tre modalità disponibili:

• per i CITTADINI  che non dispongono di identità digitale: è possibile opporsi accedendo al servizio disponibile nell’area libera del  sito Tessera sanitaria, inserendo il codice fiscale, il numero della tessera sanitaria e la data di scadenza o, alternativamente, per cittadini in possesso di codice STP, inserendo il codice STP, la Regione e la data di rilascio del codice
• per i CITTADINI che dispongono di identità digitale: è possibile opporsi accedendo al servizio disponibile nell’area riservata al cittadino del  sito Tessera sanitaria utilizzando le proprie credenziali SPID, CIE o TS/CNS
• per gli OPERATORI con autenticazione: il servizio consente ai cittadini, per mezzo di un intermediario (operatori autorizzati presso la propria ASL o, per il personale navigante o aeronavigante, presso gli ambulatori USMAF-SASN del Ministero della Salute) di esprimere la volontà di opposizione al pregresso sul proprio Fascicolo Sanitario Elettronico.

Fonte: Ministero della Salute

L'articolo Scade il 30 giugno 2024 opposizione ai dati clinici pregressi del FSE proviene da Actainfo.

È per questo motivo che il Garante della protezione dei dati personali, nella Newsletter n. 517 del 6 febbraio 2024 ha ricordato il provvedimento n. 642 del 21 dicembre 2023 nel quale si stabilisce che la conservazione dei metadati non può essere superiore a 7 giorni, estensibili a ulteriori 48 ore in presenza di documentate esigenze che giustifichino tale prolungamento.
Il Garante, quindi, non si limita a regolamentare la raccolta dei metadati ma si occupa anche della conservazione, chiamando in causa, di fatto, anche il Responsabile della conservazione, soggetto apicale interno dell’organizzazione. La sua nomina è obbligatoria, secondo le disposizioni delle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AGID, in vigore dal 2022.

Il Responsabile della conservazione, che, per la sua organizzazione di appartenenza, ha redatto obbligatoriamente il “Manuale di conservazione dei documenti informatici”, recante l’allegato sui metadati, ha tra i suoi compiti quello di occuparsi di tutti gli stati e le forniture di conservazione con autorità che gli viene conferita dalle citate linee guida AGID.
Il Responsabile della conservazione, infatti, ai sensi dell’art. 44 comma 1 quater del CAD – Dlgs. 82/2005 – “opera d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali, con il Responsabile della sicurezza e con il Responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali.”

La visione d’insieme dei temi collegati alla potezione dei dati personali quali la conservazione, la sicurezza, i sistemi informativi, permette all’organizzazione di poter agire con ulteriore incisività anche nei confronti delle big tech che gestiscono i servizi cloud, per ottenere il risultato della conservazione temporalmente limitata dei metadati.
Il Responsabile della conservazione, deve, pertanto, essere necessariamente coinvolto e agire, di concerto con il Titolare del trattamento, il DPO, il CISO, il RSI, per attuare le disposizioni del Garante della privacy.

Nell’iter che porta all’ottenimento del risultato di limitazione della conservazione dei metadati, il Garante, nel documento di indirizzo del 21 dicembre 2023, ha individuato le iniziative da porre in essere dai datori di lavoro per prevenire trattamenti di dati personali non conformi alla normativa vigente:
• verificare con la dovuta diligenza che i programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti, specialmente nel caso in cui si tratti di prodotti di mercato forniti in modalità cloud o as-a-service, consentano al cliente (datore di lavoro) di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei predetti metadati o limitando il periodo di conservazione degli stessi ad un limite massimo di 7 (sette) giorni, estensibile di ulteriori 48 ore.
• Diversamente, i datori di lavoro pubblici o privati, in qualità di titolari del trattamento, dovranno alternativamente, nel caso in cui i trattamenti di dati personali in questione si dovessero comunque rendere necessari per il perseguimento di esigenze organizzative o produttive, espletare le procedure di garanzia previste dalla disciplina di settore (art. 4 della l. 300/1970 – Statuto dei lavoratori) o cessare l’utilizzo di tali programmi e servizi informatici. Resta inteso che, nelle more dell’eventuale espletamento delle procedure di garanzia, i metadati non possono comunque essere utilizzati (cfr. art. 2-decies del Codice Dlgs. 196/2003).
• Deve essere assicurata la necessaria trasparenza nei confronti dei lavoratori, fornendo agli stessi una specifica informativa sul trattamento dei dati personali prima di dare inizio al trattamento.
• In ogni caso, con riferimento all’utilizzo di servizi basati sul cloud, si richiama quanto indicato nel report “2022 Coordinated Enforcement Action Use of cloud-based services by the public sector” pubblicato da EDPB che reca indicazioni sulle misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare il rispetto del GDPR in tale contesto, garantendo, in particolare, che i fornitori dei servizi cloud trattino i dati personali solo per conto dei rispettivi titolari e sulla base delle istruzioni da questi ricevute.

Si apre , quindi, una procedura da iniziare nel modo corretto e da concludere nei tempi più brevi con il contributo di tutti i soggetti cui vengono attribuiti compiti e poteri dalle norme vigenti.

L'articolo Email dei dipendenti: Trattamento e Conservazione Metadati proviene da Actainfo.

Si avvia, quindi, il processo di definizione delle interfacce applicative in tecnologia REST che permetterà alle P.A. di far dialogare tra loro, in maniera diretta, i propri sistemi di protocollo informatico.

Le API REST

REST è l’acronimo di Representational State Transfer (trasferimento di stato rappresentativo) ed è una popolare API per i servizi web. Le API REST funzionano con il protocollo HTTP e utilizzano formati di dati JSON per aumentare la compatibilità con i browser.
Le API REST scambiano dati in un ambiente client-server in cui il client invia una richiesta e REST permette al server di caricare i dati.

Si stabilisce, dunque, un collegamento normativo fondamentale che, attraverso il coinvolgimento del Responsabile della Transizione Digitale (RTD) e il Responsabile della Conservazione (RDC), figure apicali interne della P.A., potrà dare risposte positive alle richieste di collegamento informatico diretto ai sistemi di protocollo informatico per l’attuazione dell’interoperabilità.
Altro fattore che sicuramente inciderà positivamnte sull’attuazione dell’interoperabilità e del rilascio delle API REST sarà l’assoggettamento all’art. 18 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale che prevede sanzioni fino a 100.000 Euro in caso di mancata applicazione delle disposizioni di AGID.

L’Agenzia per l’Italia Digitale aggiornerà nelle prossime settimane l’Allegato 6 – “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati” delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, raccogliendo i commenti delle Pubbliche Amministrazioni e degli operatori di mercato interessati e rilasciando le interface description language nel rispetto della specifica OpenAPI 3.0.

Considerata l’adozione nel 2022 da parte di AgID del Modello di interoperabilità delle Pubbliche Amministrazioni (ModI) e l’incremento dell’utilizzo della tecnologia REST da parte delle PA per far interagire i propri sistemi informatici, AgID procederà con l’aggiornamento dell’Allegato 6, prevedendo la definizione delle interfacce applicative in tecnologia REST.

Fonte AGID

L'articolo Ok alla tecnologia REST per l’interoperabilità tra i protocolli delle PA proviene da Actainfo.

I documenti del PNRR possono essere conservati in una delle seguenti forme: i) originali; ii) copie autenticate; iii) copie su supporti per dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali (nel caso di documenti conservati su supporto elettronico deve essere possibile, in caso di audit, verificarne la corrispondenza ai documenti originali); iv) documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica.

L’archiviazione e conservazione dei documenti utilizzati per l’attuazione del PNRR ha per oggetto tutta la documentazione di carattere amministrativo e contabile relativa al progetto, alle procedure di affidamento e selezione dei fornitore e alla realizzazione fisica, nonché tutta la documentazione tecnica oltre alle evidenze dei vari output previsti che dimostrano il raggiungimento del risultato.

Nello specifico, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• la documentazione per la partecipazione all’Avviso di riferimento;
• contratti con i fornitori terzi e documentazione correlata;
• eventuali certificazioni o attestazioni DNSH;
• certificati di regolare esecuzione del RUP;
• documentazione di fine progetto.

E’ importante ricordare che, come previsto negli Avvisi, occorre conservare la documentazione per facilitare le verifiche del Dipartimento, dell’Unità di Audit, della Commissione europea e di altri organismi
autorizzati, che verranno effettuate anche attraverso controlli in loco presso i SA, fino a cinque anni a
decorrere dal 31 dicembre dell’anno in cui è effettuato il rimborso da parte del Dipartimento.
Come indicato nel par.12. si ricorda anche che al fine di non incorrere nella perdita di fondi, lo Stato
Membro deve rispettare il mantenimento dei traguardi e degli obiettivi conseguiti secondo quanto
stabilito dall’art. 24 comma 3 del Regolamento (UE) 2021/241.

Per l’archiviazione e conservazione dei documenti informatici a norma si può utilizzare ActaKeep, un applicativo CLOUD SAAS realizzato da Actainfo per la gestione e conservazione dei documenti informatici, qualificato al Marketplace di AGID e di ACN. E’ conforme alle previsioni del Piano triennale informatico per la fornitura alle Pubbliche Amministrazioni che devono acquisire esclusivamente servizi IaaS, PaaS e SaaS qualificati da AgID e da ACN e pubblicati nel Cloud Marketplace, come previsto dalle Circolari AgID n. 2 (Servizi IaaS/PaaS) e n. 3 (Servizi SaaS) del 9 aprile 2018.

Fonte: Linee guida Avvisi LUMP SUM – Dipartimento Trasformazione Digitale

L'articolo Pratiche PNRR: obbligo di archiviazione e conservazione dei documenti. proviene da Actainfo.