Conservazione Digitale

Con la scadenza del 31 dicembre 2021 gli organismi pubblici e privati si dovranno dotare di un Responsabile della conservazione dei documenti informatici previsto dal punto 4.5 delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD – Dlgs. n. 82/2005 s.m.i..

I ruoli individuati nel processo di conservazione sono:

a) titolare dell’oggetto della conservazione;
b) produttore dei PdV;
c) utente abilitato;
d) responsabile della conservazione
e) conservatore.

Compiti del Responsabile della conservazione:

a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;

m) predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della lettera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA.

Il nominativo ed i riferimenti del Responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.

Per lo svolgimento del suo compito il Responsabile della conservazione può avvalersi di un gruppo di lavoro.

Il Gruppo di lavoro Actainfo a supporto del responsabile della conservazione sarà composto da:

• 1 Archivista Laureato in Conservazione dei beni archivistici e culturali con pluriennale esperienza nella gestione degli Archivi analogici e digitali pubblici e privati;
• 1 esperto giurinformatico con pluriennale esperienza nei sistemi di validazione, scambio e conservazione degli atti digitali;
• 1 esperto informatico con pluriennale esperienza nella formazione, gestione  e conservazione di documenti digitali.

Il servizio sarà svolto, di concerto con il soggetto nominato Responsabile della Conservazione dell’organizzazione o suo delegato,  da remoto con strumenti telematici quali posta elettronica, collegamenti desktop remoto, whatsapp, telegram, meetings per videoconferenze di Actainfo e piattaforma supporto Conservazione dedicata alla gestione workflow degli adempimenti previsti dalle Linee Guida AGID a carico del Responsabile della Conservazione.

Nel servizio di Supporto al Responsabile della Conservazione rientrano:

1. La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di conservazione.
2. La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale.
3. La disponibilità del software web ACTAKEEP con workflow per la rendicontazione e gestione degli adempimenti per la conservazione e la documentazione previsti dalla normativa.
4. Assistenza e supporto alle attività di cui al punto 2 della presente offerta tra le quali:
   – predisporre le nomine e le attribuzioni delle nuove figure previste per la gestione e conservazione dei documenti;
   – Assistere nelle operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e dei Pacchetti di Archiviazione;
   – Aggiornare i Manuali per la conservazione e gestione dei documenti informatici.

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