Sei informato sulle Linee guida AGID in vigore dal 2022 per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici?
Dal 31 dicembre 2021 gli organismi pubblici e le imprese hanno l’obbligo di dotarsi di un Responsabile della conservazione dei documenti informatici previsto dal punto 4.5 delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale – Dlgs. n. 82/2005 s.m.i..
Le sopracitate Linee guida adottate da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza “erga omnes”.
La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.
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Actainfo ti può aiutare con la sua decennale esperienza nel settore dell’Archiviazione e della Conservazione digitale.
Il suo staff, coordinato dalla Dott.ssa Anna Maria Censorii esperta in Conservazione dei Beni Archivistici e responsabile del servizio di supporto alla conservazione di Actainfo, una notevole esperienza sul campo curando il censimento, la sistemazione, il riordino e la informatizzazione di importanti e voluminosi archivi.
– Genio Civile di Teramo;
– Comuni di Pescara, Teramo, Roseto degli Abruzzi, Pineto, Montorio al Vomano, Nereto, Rivisondoli, Tossicia;
– Settore Istruzione: Istituto Statale D’Alessandro di Teramo; Istituto Comprensivo San Giuseppe di Teramo; Istituto Comprensivo Zippilli di Teramo; Istituto Tecnico Governativo V. Comi di Teramo; Istituto Tecnico Industriale Francesco Tadini di L’Aquila; Istituto Istruzione Superiore “Amedeo D’Aosta” L’Aquila.
Alcune utili raccomandazioni esperenziali
Attenzione allo scarto dei documenti
Gli archivi degli Enti pubblici, ai sensi degli artt. 822 e 824 del Codice Civile sono soggetti al regime del demanio pubblico e pertanto sono inalienabili.
Il “Codice dei beni culturali” – d.lgs. n. 42/2004 – stabilisce, inoltre, che tutti i documenti e archivi degli enti pubblici appartengono al Patrimonio culturale nazionale (artt. 2 e 10 del Codice dei beni culturali).
Tutti i documenti prodotti, ricevuti o conservati a qualsiasi titolo da una Pubblica Amministrazione possiedono, pertanto, fin dall’origine la duplice natura di atti pubblici e di beni culturali. La sorveglianza sulla corretta conservazione è affidata alla Sovrintendenza Archivistica che deve autorizzare ogni operazione di modifica, movimentazione e distruzione dei documenti della pubblica amministrazione.
L’art. 21 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale – definisce, infatti, il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD validi e rilevanti agli effetti di legge.
Al fine di supportare i soggetti pubblici e le imprese che non dispongono di risorse umane e figure professionali da dedicare all’attività di conservazione digitale e sostitutiva, è previsto il servizio di conservazione on-line degli atti negli archivi di Aruba Pec, partner di Actainfo, Conservatore accreditato da AGID.
Di seguito una descrizione delle caratteristiche dei servizi inclusi nell’outsourcing archivistico on line dei documenti informatici:
Servizio web di archiviazione digitale
Frequenza di lavorazione periodica dei flussi documentali in
relazione alle esigenze specifiche delle tipologie documentali trattate e
alle esigenze del cliente (es.: giornaliera, settimanale, quindicinale,
mensile, trimestrale, semestrale, annuale).
Hosting hardware/software e relativi servizi di scambio dei documenti.
Presa in carico PACCHETTI DI VERSAMENTO.
Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE.
Generazione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE.
Tenuta decennale dell’archivio con valore legale.
Utilizzo licenze software Docfly.
I Servizi di Conservazione on line vengono erogati corrispondendo un canone annuale a copertura dei servizi sopra elencati.
Il canone viene calcolato sulla base dei volumi documentali e di altri parametri quali: numero delle registrazioni di protocollo e dell’Albo pretorio pergli Enti Pubblici, numero e tipologia di classi documentali da conservare, frequenza di conservazione, numero di utenti concorrenti che accedono alla piattaforma di conservazione, etc.)
Le Linee Guida di AGID prevedono che per lo svolgimento del suo compito il Responsabile della conservazione può avvalersi di un gruppo di lavoro.
Per il supporto al Responsabile della conservazione – RPC – Actainfo mette a disposizione il suo gruppo di esperti composto da:
1 Archivista Laureato in Conservazione dei beni archivistici e culturali con pluriennale esperienza nella gestione degli Archivi analogici e digitali pubblici e delle imprese;
1 Esperto giurinformatico con pluriennale esperienza nei sistemi di validazione, scambio e conservazione degli atti digitali;
1 Esperto informatico con pluriennale esperienza nella formazione, gestione e conservazione di documenti digitali.
Il servizio viene svolto, di concerto con il soggetto nominato Responsabile della Conservazione dell’organizzazione o suo delegato, da remoto con strumenti telematici quali posta elettronica, collegamenti desktop remoto, whatsapp, telegram, meetings per videoconferenze di Actainfo e piattaforma supporto Conservazione dedicata alla gestione workflow degli adempimenti previsti dalle Linee Guida AGID a carico del Responsabile della Conservazione.
Nel servizio di Supporto al Responsabile della Conservazione rientrano:
La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di conservazione.
La predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale.
La disponibilità del software web ACTAKEEP con workflow per la rendicontazione e gestione degli adempimenti per la conservazione e la documentazione previsti dalla normativa.
Assistenza e supporto alle attività di cui al punto 2 della presente offerta tra le quali:
– predisporre le nomine e le attribuzioni delle nuove figure previste per la gestione e conservazione dei documenti;
– Assistere nelle operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e dei Pacchetti di Archiviazione;
– Aggiornare i Manuali per la conservazione e gestione dei documenti informatici.
Per la mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AGID l’art. 18 bis del Codice dell’Amministrazione digitale – CAD, prevede sanzioni pecuniarie da 10.000 a 100.000 Euro.
Contattaci per avere una DEMO
Le nuove regole sulla conservazione dei documenti informatici stabiliscono l’obbligo di nominare un Responsabile della conservazione dei documenti informatici, previsto dal punto 4.5 delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici“. Il Responsabile della conservazione deve avere un ruolo apicale all’interno dell’Ente.
L’esperienza maturata da Actainfo, la necessità di sistematizzare la gestione dei numerosi e complessi adempimenti conservativi ha permesso di realizzare l’applicativo ActaKeep dedicato al supporto dell’attività del Responsabile della conservazione.
ActaKeep è un applicativo CLOUD SAAS per la gestione e conservazione dei documenti informatici qualificato sul catalogo di ACN subentrato dal 2023 a AGID. È conforme alle caratteristiche richieste per la fornitura alle Pubbliche Amministrazioni che devono acquisire esclusivamente servizi IaaS, PaaS e SaaS qualificati da AgID e da ACN e pubblicati nel Cloud Marketplace, come previsto dalle Circolari AgID n. 2 (Servizi IaaS/PaaS) e n. 3 (Servizi SaaS) del 9 aprile 2018.
CLOUD SICURO ACTAINFO
Il servizio SaaS rappresenta un modello di distribuzione in cui il software viene gestito in modo centralizzato dal fornitore e reso disponibile agli Enti sulla base di una sottoscrizione che si traduce in un canone annuale.
L’applicativo è protetto da misure di sicurezza certificate https://www.actainfo.it/certificazioni/ e dalle ulteriori misure di sicurezza certificate adottate da Aruba in qualità di provider IAAS dei servizi SAAS forniti da Actainfo https://www.aruba.it/certificazioni.aspx .
La scelta di un provider italiano mette al riparo da eventuali controversie tra Unione Europea e Stati Uniti che spesso hanno generato il blocco dei dati personali dei cittadini europei verso le Big tech USA, rendendone illecito il trattamento e bloccando il servizio, ai sensi del GDPR n. 2016/679 (Es.: Divieto di utilizzo di Google Analytics)
Applicativo CLOUD SAAS di Actainfo qualificato sul Marketplace AGID, cui è subentrato ACN dal 2023.
Le Pubbliche Amministrazioni devono acquisire esclusivamente servizi IaaS, PaaS e SaaS qualificati da AgID e pubblicati nel Cloud Marketplace come previsto dalle Circolari AgID n. 2 (Servizi IaaS/PaaS) e n. 3 (Servizi SaaS) del 9 aprile 2018.
Applicativo CLOUD SAAS di Actainfo qualificato sul Marketplace ACN, subentrato a AGID con il Decreto direttoriale n. 29 del 2 gennaio 2023.
Applicativo CLOUD SAAS registrato da Actainfo come applicativo sicuro alla Cloud Security Alliance (CSA), organizzazione leader a livello mondiale, per documentare i controlli di sicurezza attivi sui Servizi SaaS, IaaS e PaaS.
Il corso ha la finalità di formare i soggetti che, all’interno di una organizzazione pubblica o privata, si occupano della conservazione dei documenti informatici ricoprendo i diversi ruoli previsti dalle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, obbligatorie dal 1 gennaio 2022, e dalle norme e disposizioni collegate.
Per maggiori informazioni contattaci compilando questo modulo. Ti ricontatteremo quanto prima possibile.
Actainfo s.r.l.
sede legale: via boccaccio 4
sede operativa: Via patini 5
64026 Roseto degli Abruzzi (TE)
ICT – Transizione Digitale – PNRR – Servizi digitali CLOUD – Privacy GDPR
Servizi WEB e Portali – Partner Aruba PEC – Conservazione digitale
Formazione specialistica on line – FAD – Marketing e comunicazione
Servizi Qualificati Marketplace ACN – Abilitazioni MEPA 2009 e 2017
Aggregatore SPID Intermediario tecnologico convenzionato AGID
