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Come previsto dalla normativa vigente, la conservazione dei documenti originali informatici non può prescindere dalla loro corretta formazione e distribuzione.
Obiettivo del Corso è, conseguentemente, quello di illustrare, in modo teorico/pratico, le procedure da seguire per creare, distribuire e conservare i documenti informatici all’interno della Pubblica Amministrazione nel modo più efficiente.
Si valuterà con i partecipanti il modello organizzativo attuale dell’Ente per la produzione degli atti originali, spesso ancora analogici, principalmente cartacei, e le variazioni da apportare alle procedure al fine di produrre documenti informatici originali, per la successiva conservazione.
La revisione delle procedure di produzione di atti informatici originali coinvolgerà tutti i settori dell’Ente.
Essendo stata implementata nell’Ente la procedura di Conservazione, in gestione web service attraverso la piattaforma Docfly del conservatore accreditato da Agid, Aruba Pec, partner di Actainfo, si procederà ad illustrare e approfondire la procedura da attuare per la conservazione dei documenti informatici.
Si faranno esempi pratici sull’utilizzo dell’applicativo AccessoPA per la gestione delle attività di pubblicazione e conservazione dell’Ente.
Al fine di rappresentare sinteticamente l’oggetto dell’intervento formativo, si riportano di seguito le tavole esplicative delle funzioni e delle attività che devono essere svolte per applicare correttamente le disposizioni previste dalla normativa vigente per la corretta formazione, gestione e archiviazione del documento amministrativo informatico.
Il ciclo di vita di un documento amministrativo informatico può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.
Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica ed archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.
Lo schema che segue ben sintetizza come si articola l’insieme di tali fasi ed attività.
Anche nel servizio di conservazione esterno il Responsabile della conservazione rimane una figura interna al produttore.
Nel caso dell’affidamento al soggetto esterno, il Responsabile della conservazione delega la funzione di Responsabile del servizio di conservazione.
Ciò significa che la fase operativa della conservazione, individuata nel sistema ICT allestito in totale aderenza alle regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013, può essere delegata a terzi in caso di outsourcing ma risponde sempre al Responsabile della conservazione del produttore.
Lo schema che segue rappresenta il ruolo ricoperto dai soggetti del produttore e le figure coinvolte nel processo da parte del Conservatore outsourcer.
Tra produttore e conservatore deve esistere una elevata integrazione, tra il sistema di gestione documentale del produttore (tipicamente integrato e condiviso nel sistema di gestione applicativa del produttore) ed il sistema di conservazione.
Questo livello è garantito ricorrendo all’uso di web services che garantiscono la cooperazione applicativa tra i due sistemi.
Nel processo di dematerializzazione e produzione di un documento informatico originale si richiede l’apposizione difirme digitali da parte di diversi firmatari situati in diversi uffici.
Questa operazione di raccolta delle firme risulta impegnativa e spesso costituisce una barriera alla creazione, pubblicazione e conservazione del documento informatico a norma del DPCM 3 dicembre 2013.
È opportuno utilizzare un applicativo, con le caratteristiche di ActaSign – Firmatore, che permette di importare i documenti informatici generati dai diversi uffici, detenuti sui propri pc o nella rete interna, predisponendoli e distribuendoli, per l’apposizione della firma digitale congiunta, ai firmatari competenti.
Al termine della procedura i file saranno trasformati in documenti informatici originali completi e automaticamente destinati alla pubblicazione e alla conservazione.
Flusso documenti informatici da firmare e firmati
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