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L’utilizzo sempre più intenso della posta elettronica certificata, principale strumento di comunicazione nell’ambito della Pubblica Amministrazione, comporta la necessità di gestire il processo di conservazione evitando dispersioni, alterazioni e non rintracciabilità delle email aventi valore legale e soggette a una conservazione decennale secondo le disposizioni degli articoli 2214 e 2220 del codice civile. Una conservazione che diventa permanente come previsto dalle disposizioni degli Artt. 43 c. 3 e 40 del Codice dell’Amministrazione Digitale in quanto le pubbliche amministrazioni formano i propri documenti originali con mezzi informatici.
Per la corretta conservazione digitale è necessario fare riferimento alle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” Determinazione AGID n. 407/2020, in vigore dal 01 gennaio 2022, che hanno abrogato, totalmente o parzialmente, i DPCM 3 dicembre 2013 e aggiornato le regole tecniche previste dall’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale – CAD – Dlgs. n. 82/2005.
La necessità di procedere a una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata diventa ancor più essenziale se si considera che il certificatore è obbligato unicamente a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi.
In questo periodo il certificatore deve mantenere, per legge, solo i “log” che costituiscono la traccia ma non riportano il contenuto del messaggio. Se dovesse insorgere una controversia sul contenuto del messaggio, i log del gestore non costituirebbero una prova opponibile a terzi.
Adottare sistemi idonei alla conservazione, per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale, diventa, pertanto, una necessità sempre più impellente.
Per far fronte a questa esigenza proponiamo, in partnership con il certificatore accreditato AGID/DigitPA Aruba Pec, un servizio annuale di CONSERVAZIONE DIGITALE PEC a norma di legge che permetterà di archiviare la corrispondenza certificata.
Si riporta di seguito un quadro riepilogativo della normativa di riferimento che sarà applicata nel servizio di conservazione sostitutiva della Posta Elettronica Certificata.
Il servizio di conservazione sostitutiva si articolerà nelle seguenti attività che consentiranno di dare all’Ente un SERVIZIO TUTTO COMPRESO:
6. Manuale della conservazione della Posta Certificata.
Sarà elaborato dal conservatore e integrato secondo le esigenze e l’organizzazione dell’Ente il Manuale della conservazione sostitutiva che costituirà una guida per la corretta conservazione dei messaggi.
Es.: con quale periodicità portare i documenti in conservazione, come accedere ai documenti conservati, come eseguire le ricerche, ecc.
7. Monitoraggio e Assistenza sui lotti da avviare alla conservazione con prearchiviazione di sicurezza dei messaggi.
Per risalire in ogni momento alla situazione esistente prima dell’avvio della procedura di conservazione, saranno eseguite copie di sicurezza preliminari dei messaggi in formato:
– MBOX
8. Applicativo WEB DocFly per la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI MESSAGGI
Questo software permetterà di accedere ai messaggi conservati visualizzandone il contenuto.
Sarà possibile eseguire le ricerche per:
– nome del file, cartella, mittente, destinatario, oggetto, ID Messaggio, Ricevuta, Allegato, Tipo di documento, data, periodo.
Sarà possibile eseguire il download sul proprio pc del messaggio rintracciato nella sua piena integrità.
9. Piattaforma di sicurezza
Il servizio è finalizzato alla esecuzione di ricerche sulla casella di posta certificata, evitando qualsiasi accidentale danneggiamento degli archivi.
Questa piattaforma consente:
a) di avere on line tutte le email ricevute comprese quelle portate in conservazione
b) di eseguire sulle PEC ricerche “OVUNQUE”, anche sugli allegati che riportano nella denominazione del file .xml la partita iva del fornitore.
c) non sono consentite cancellazioni e spedizioni ma solo eventuali inoltri.
Al fine di supportare i soggetti pubblici e privati che non dispongono di risorse umane e figure professionali da dedicare all’attività di conservazione digitale e sostitutiva, è previsto il servizio di outsourcing conservativo.
Di seguito una descrizione schematica delle caratteristiche dei servizi inclusi nell’outsourcing:
I Servizi di Conservazione in Outsourcing vengono erogati corrispondendo un canone annuale a copertura dei servizi sopra elencati.
Il canone viene calcolato sulla base dei volumi documentali e di altri parametri quali: numero delle registrazioni di protocollo e dell’Albo pretorio pergli Enti Pubblici, numero e tipologia di classi documentali da conservare, frequenza di conservazione, numero di utenti concorrenti che accedono alla piattaforma di conservazione, etc.)
I nostri prodotti sono presenti sul catalogo del Mercato della Pubblica Amministrazione MEPA gestito da Consip.
Per servizi personalizzati si può richiedere un preventivo contattandoci direttamente attraverso uno degli strumenti della sezione contatti
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Actainfo s.r.l.
sede legale: via boccaccio 4
sede operativa: Via patini 5
64026 Roseto degli Abruzzi (TE)
ICT – Transizione Digitale – PNRR – Servizi digitali CLOUD – Privacy GDPR
Servizi WEB e Portali – Partner Aruba PEC – Conservazione digitale
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