Pec: soluzione per la conservazione digitale

C’è uno strumento fondamentale per la conservazione digitale dei documenti ampiamente sottovalutato che consentirebbe di semplificare le operazioni di archiviazione a norma dei documenti informatici.

Si tratta della Posta Elettronica Certificata, uno strumento attraverso il quale tutti gli Enti pubblici ricevono e spediscono messaggi, spesso con allegati, che costituisce  gran parte della corrispondenza in entrata e in uscita.

Se tutti gli Enti attuassero la conservazione digitale, a norma del DPCM 3 dicembre 2013, dei messaggi ricevuti e spediti direttamente e tempestivamente dalla casella di Posta Elettronica Certificata otterrebbero due importanti risultati:

1) la validità giuridica e l’opponibilità dei messaggi e del loro contenuto a terzi;

2) la conservazione a norma dei messaggi elettronici e dei loro allegati.

Per quanto riguarda la validità giuridica dei messaggi di posta elettronica, procedere ad una sistematica conservazione è essenziale se si pensa che il certificatore è obbligato unicamente a tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC per 30 mesi.

Nei 30 mesi il certificatore è obbligato a mantenere, per legge, solo i “log” che costituiscono la traccia dello scambio di corrispondenza ma non riportano il contenuto del messaggio. Se una controversia dovesse insorgere sul contenuto del messaggio, i log del gestore non costituirebbero una prova opponibile a terzi.

Si rende, quindi, necessaria la conservazione a norma in quanto i messaggi e i loro allegati, quali documenti informatici, devono essere archiviati secondo le regole tecniche previste dal DPCM 3 dicembre 2013. Devono essere, quindi  firmati, marcati e archiviati da un conservatore accreditato dall’Agid o dall’ente, rispettando le disposizioni dell’art. 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e della Circolare Agid n. 65 del 10 Aprile 2014 che prevede l disponibilità di risorse e professionalità specifiche.

Per la durata del periodo di conservazione dei messaggi si consideri che l’art. 2214 e 2220 del codice civile impongono di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita  per dieci anni.
Il termine diventa permanente per i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ai sensi del dell’Art. 43 c. 3 del C.A.D.. Si consideri che, ai sensi dell’art. 40 dello stesso codice, le pubbliche amministrazioni formano i propri  documenti originali con mezzi informatici e che, conseguentemente, tutti i documenti della P.A. sono documenti informatici originali.

Al di là di temporanei rinvii e tenntennamenti a procedere, la legislazione in tema di dematerializzazione e conseguente conservazione dei documenti informatici è tracciata con chiarezza.

Da operatore del settore, con clienti che dal 2014 applicano con soddisfazione le nostre procedure di conservazione tempestive ed economiche, consiglio di ricorrere a strumenti semplici ed immediati  per scongiurare il caos digitale.
Evitare, cioè, di incorrere nella perdita di documenti informatici o nella non validità degli stessi, archiviandoli con sistemi impropri su hd, key, cd, dvd, ecc.. La conservazione “fai da te” costituisce una minaccia di mancanza di validità degli atti posti in essere che potrebbe essere evitata con una modica spesa e senza l’impiego di risorse umane.

La soluzione di Actainfo, per la conservazione della Posta Elettronica Certificata, a norma del DPCM 3 dicembre 2013, prevede due procedure alternative applicabili sulla base dell’identità del certificatore:

a) la conservazione interna nella webmail della casella

b) la conservazione diretta sulla piattaforma di conservazione.

In entrambi i casi la procedura ha le seguenti caratteristiche tecnico-organizzative:

1) conservazione automatica dei messaggi

2) assegnazione automatica dei metadati

3) accesso diretto di soggetti autorizzati dall’ente alla piattaforma di conservazione per la consultazione e download dei messaggi conservati

4) Check Up delle esigenze delle risorse di storage

5) Rilascio del Manuale della conservazione

6) Supporto archivistico e informatico alle attività di conservazione e utilizzo delle caselle.

Su richiesta, eseguiamo qualsiasi operazione di attivazione, trasformazione, gestione, upgrade, import ed export di caselle di Posta Eletronica Certificata.

La procedura diretta sulla piattaforma di conservazione, di cui al precedente punto b), è applicabile anche alle caselle e-mail ordinarie spesso utilizzata dagli enti per ricevere e spedire documentazione ufficiale.

Per ulteriori dettagli sulla conservazione digitale a norma delle caselle di Posta Elettronica Certificata e dei documenti informatici in generale, rinviamo alla specifica sezione del nostro sito web actainfo.it dove sono riportate le modalità di contatto per approfondire i nostri servizi sulle tematiche trattate.