AGID avvia attività di monitoraggio su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

L’Agenzia per l’Italia Digitale comunica l’avvio dell’attività di monitoraggio sulla corretta attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’iniziativa intende verificare la attuazione dell’Obiettivo 3.3 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024–2026 – Aggiornamento 2025.

Atti pubblici beni culturali

Ulteriore criticità da considerare deriva dalla natura degli archivi degli Enti pubblici che, ai sensi degli artt. 822 e 824 del Codice Civile, sono assoggettati al regime del demanio pubblico e, quindi, alle disposizioni del “Codice dei beni culturali”.
Tutti i documenti prodotti, ricevuti o conservati a qualsiasi titolo da una Pubblica Amministrazione possiedono, pertanto, fin dall’origine la duplice natura di atti pubblici e di beni culturali.
La sorveglianza sulla corretta conservazione è affidata alla Sovrintendenza Archivistica che deve autorizzare ogni operazione di modifica, movimentazione e distruzione dei documenti della pubblica amministrazione.

Attività di monitoraggio AGID

L’attività di monitoraggio è rivolta a tutti gli enti della Pubblica amministrazione, in quanto soggetti indicati all’art. 2, comma 2, del Codice dell’Amministrazione Digitale e si avvale dei seguenti strumenti per la sua piena attuazione:

• Form di rilevazione, contenente i quesiti oggetto di monitoraggio;
• Community “Gestione documentale e conservazione” sulla piattaforma ReTeDigitale;
• Supporto e Formazione.

Form di rilevazione

È possibile consultare in anteprima i quesiti oggetto del monitoraggio attraverso l’allegato “Form di rilevazione 2025”
Come si potrà constatare accedendo al link, il questionario è molto impegnativo. Oltre a domande specifiche per accertare gli adempimenti su gestione e conservazione dei documenti informatici il form indaga anche sulle misure di sicurezza adottate dall’ente per la protezione dei dati.
Relativamente alle modalità di accesso alla piattaforma online e alla compilazione del form di rilevazione per l’anno 2025, nonché alle relative iniziative di supporto e formazione, saranno fornite apposite comunicazioni sia nella sezione “Comunicazione” del sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale, sia all’interno della community dedicata su ReTeDigitale.

I quesiti oggetto del monitoraggio saranno resi accessibili per la compilazione tramite piattaforma online tra ottobre e dicembre 2025.

Actainfo cura da anni archivi cartacei e informatici degli enti pubblici, incluse le attività di scarto dei documenti con procedure sorvegliate e approvate dalla Sovrintendenza archivistica.

Supporto agli adempimenti

Per eventuaale supporto agli adempimenti Actainfo mette a disposizione un servizio completo che si avvale di uno staff dotato di competenze archivistiche, informatiche, giuridiche e includono, su richiesta:

• La redazione e aggiornamento dei Manuali e relativi allegati:
  
  • Allegato 1 Titolario piano di classificazione
  • Allegato 2 Manuale Gestione documentale Uso Protocollo
  • Allegato 3 Circolare Agid Misure Minime sicurezza 18 aprile 2017
  • Allegato 4 Manuale Conservatore accreditato Agid
  • Allegato 5 Prontuario del titolario per oggetto
  • Allegato 6 Metadati
  • Allegato 7 Piano di conservazione dei documenti
  • Allegato 8 MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
  • Allegato 9 Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati
  • Allegato 10 Certificazione di processo.

• L’utilizzo del software Actakeep dedicato all’assolvimento degli adempimenti di conservazione e gestione dei file a norma delle citate Linee guida AGID.
  
• Servizi per la protezione di dati in cloud e la cybersicurezza con tecniche di Intelligenza artificiale – Threat Intelligence – per prevenire, contrastare e rispondere alle minacce con l’utilizzo di tecnologie di monitoraggio, analisi e MDR.

Sanzioni

La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.

Trovate QUI maggiori informazioni ma potete anche contattarci per un preventivo o chiarimenti su commerciale@actainfo.it .

FONTE AGID