Pratiche PNRR: obbligo di archiviazione e conservazione dei documenti.

Come previsto dalle linee guida del Dipartimento per la trasformazione digitale, il Soggetto attuatore deve garantire l’archiviazione e conservazione dei documenti progettuali relativi a tutti gli avvisi Lump Sum del PNRR sulla trasformazione digitale (1.2 – 1.3 – 1.4) per assicurare la completa tracciabilità delle operazioni nel rispetto di quanto previsto all’art. 9 comma 4 del decreto-legge n. 77 del 31 maggio 2021. In tal senso, è tenuto a conservare, anche mediante fascicolo informatico, la documentazione ed i dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l’audit, secondo la disciplina UE e nazionale applicabile.

I documenti devono essere correttamente conservati, nel rispetto delle  “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” Determinazione AGID n. 407/2020, in vigore dal 01 gennaio 2022, che hanno abrogato i precedenti DPCM 3 dicembre 2013 e aggiornato le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale – CAD – Dlgs. n. 82 del 2005.

I documenti del PNRR possono essere conservati in una delle seguenti forme: i) originali; ii) copie autenticate; iii) copie su supporti per dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali (nel caso di documenti conservati su supporto elettronico deve essere possibile, in caso di audit, verificarne la corrispondenza ai documenti originali); iv) documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica.

L’archiviazione e conservazione dei documenti utilizzati per l’attuazione del PNRR ha per oggetto tutta la documentazione di carattere amministrativo e contabile relativa al progetto, alle procedure di affidamento e selezione dei fornitore e alla realizzazione fisica, nonché tutta la documentazione tecnica oltre alle evidenze dei vari output previsti che dimostrano il raggiungimento del risultato.

Nello specifico, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• la documentazione per la partecipazione all’Avviso di riferimento;
• contratti con i fornitori terzi e documentazione correlata;
• eventuali certificazioni o attestazioni DNSH;
• certificati di regolare esecuzione del RUP;
• documentazione di fine progetto.

E’ importante ricordare che, come previsto negli Avvisi, occorre conservare la documentazione per facilitare le verifiche del Dipartimento, dell’Unità di Audit, della Commissione europea e di altri organismi
autorizzati, che verranno effettuate anche attraverso controlli in loco presso i SA, fino a cinque anni a
decorrere dal 31 dicembre dell’anno in cui è effettuato il rimborso da parte del Dipartimento.
Come indicato nel par.12. si ricorda anche che al fine di non incorrere nella perdita di fondi, lo Stato
Membro deve rispettare il mantenimento dei traguardi e degli obiettivi conseguiti secondo quanto
stabilito dall’art. 24 comma 3 del Regolamento (UE) 2021/241.

Per l’archiviazione e conservazione dei documenti informatici a norma si può utilizzare ActaKeep, un applicativo CLOUD SAAS realizzato da Actainfo per la gestione e conservazione dei documenti informatici, qualificato al Marketplace di AGID e di ACN. E’ conforme alle previsioni del Piano triennale informatico per la fornitura alle Pubbliche Amministrazioni che devono acquisire esclusivamente servizi IaaS, PaaS e SaaS qualificati da AgID e da ACN e pubblicati nel Cloud Marketplace, come previsto dalle Circolari AgID n. 2 (Servizi IaaS/PaaS) e n. 3 (Servizi SaaS) del 9 aprile 2018.

Fonte: Linee guida Avvisi LUMP SUM – Dipartimento Trasformazione Digitale