Obbligo su amministrazione trasparente – Da Giugno 2026 Manuale di conservazione e nomina del Responsabile della conservazione
Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024/2026 ha inserito una specifica Linea di azione (RA 3.3.1) che prevede entro giugno 2026 l’obbligo per le PA di verificare la pubblicazione in “Amministrazione trasparente” del Manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione, già obbligatoria dal 1 gennaio 2022, come previsto da Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Determinazioni 407/2020 e 371/2021).
Come da citate Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tutti i soggetti detentori di documenti informatici, enti pubblici e imprese, sono obbligati a nominare:
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- il Responsabile della Conservazione: dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, può essere svolto dal responsabile della gestione documentale e opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi art. 4.5 delle citate Linee Guida AGID e art. 44, comma 1-quater, del CAD;
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- il Responsabile della Gestione documentale art. 61 TUDA (Testo unico sulla documentazione amministrativa): al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente;
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nominare, seconddo la grandezza dell’organizzazione, ulteriori figure di vicari nei servizi di gestione e conservazione documentale previsti dalle citate Linee guida
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adottare e tenere aggiornati i seguenti manuali:
- il Manuale di Conservazione;
- il Manuale di Gestione Documentale.
Manuale di Conservazione
Il Manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, redatto dal Responsabile della Conservazione, che descrive dettagliatamente l’organizzazione, le procedure, le infrastrutture IT e le misure di sicurezza adottate per la conservazione digitale dei documenti.
Manuale di Gestione Documentale
Il Manuale di Gestione Documentale è uno strumento fondamentale di governance e pianificazione: definisce il sistema informatico di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. La sua redazione richiede un approccio multidisciplinare che integri competenze di archivistica, informatica, diritto amministrativo, sicurezza dei dati e privacy.
Le sopracitate Linee guida adottate da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza “erga omnes”.
Actainfo da anni supporta i clienti con un servizio completo che si avvale di uno staff dotato di competenze archivistiche, informatiche e giuridiche e include, su richiesta:
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- la redazione e aggiornamento dei Manuali e relativi allegati;
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- l’utilizzo del software Actakeep dedicato all’assolvimento degli adempimenti di conservazione a norma delle Linee guida AGID.
La mancata applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida di AGID comporta la sanzione pecuniaria da 10.000 a 100.000 Euro ai sensi dell’art. 18 bis del CAD.
Ricordiamo che tali figure di responsabili sono obbligatorie anche per le aziende private che detengono documenti informatici.
Trovate QUI maggiori informazioni sul servizio per la conservazione documentale prestato da Actainfo. Potete anche contattare direttamente per un preventivo o chiarimenti scrivendo a commerciale@actainfo.it .
