Scadenza 12 agosto: Gestione e conservazione digitale documenti P.A.

 

Gli Enti Pubblici ed i Comuni dal 12 agosto 2016 produrranno e conserveranno esclusivamente, in modo nativo, file documentali completi di firma digitale. È questo, in estrema sintesi, l’adempimento previsto dalla scadenza. 

Il cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare per arrivare al risultato della dematerializzazione.
In pratica da questa data la P.A. dovrà formare in modo nativo tutta la documentazione firmata digitalmente, quindi, senza più utilizzare carta.

L’obbligo deriva dall’art. 17 c. 2 del DPCM 13 novembre 2014 che impone alle Pubbliche Amministrazioni italiane di completare il processo di digitalizzazione dei documenti e, contestualmente, la revisione dei processi amministrativi.

Il CAD prevede all’art. 22, c. 1, che gli atti formati dalle Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale. Il documento originale sarà, pertanto, quello elettronico, debitamente firmato digitalmente, ed eventualmente la copia sarà il documento cartaceo di cui si dovrà attestare la conformità all’originale digitale.

Per quanto riguarda la residua documentazione cartacea, l’art. 22, c. 3, dispone “le copie su supporto  informatico  di  documenti  formati  dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico (cartaceo)  ovvero  da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico degli originali da cui sono tratte, se  la  loro  conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, mediante l’utilizzo della firma  digitale  o  di  altra firma elettronica qualificata e nel rispetto  delle  regole  tecniche stabilite ai sensi  dell’articolo  71”.

Per dare, quindi, validità legale alle copie sarà necessario avere una firma digitale o altra firma elettronica qualificata apposta sul documento, dal funzionari munito di delega specifica.

Le nuove disposizioni, sui documenti con firma digitale, sono finalizzate a rispettare le caratteristiche di certezza della provenienza, autenticità, immodificabilità e leggibilità dei documenti elettronici.

Conservare documenti è una funzione essenziale insita nella produzione documentale stessa.
Dal momento in cui i documenti dovranno essere prodotti originariamente in modalità informatica, è obbligatorio che la loro archiviazione e, quindi,  conservazione permanente avvenga con modalità digitali a norma.

Le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013 disciplinano il sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti dall’art. 44 bis del Codice dell’Amministrazione digitale – CAD, come pure il provvedimento regolamentare introdotto dal DPCM 13 novembre 2014, all’art. 3 commi 4, 5 e 6 che elenca le operazioni idonee ad assicurare le caratteristiche di “immodificabilità” e “integrità” dei documenti informatici.

Diverse, infine, sono le competenze professionali che devono coesistere e collaborare all’interno dell’ente. Si tratta di profili specifici già individuati dalla normativa, quali:
– il Responsabile della Gestione documentale – normalmente identificato nel Manuale di gestione documentale;
– il Responsabile della Conservazione digitale – normalmente il Conservatore accreditato dall’AGID;
– il Responsabile dei sistemi informativi e digitali;
– il Responsabile del trattamento dei dati personali;
– il Responsabile della protezione dei dati (figura recentemente introdotta dall’art. 37 del nuovo Regolamento europeo 2016/679).

Alla luce di quanto esposto, appare evidente che affinchè l’Ente possa trasformare l’attuale produzione e archiviazione  documentale cartacea in produzione e conservazione documentale digitale, dovrà disporre di un supporto organizzativo e tecnologico.

Il supporto organizzativo deve garantire la creazione, validazione, distribuzione, spedizione e conservazione dei documenti firmati digitalmente che garantiscano l’autenticità e l’immodificabilità. Il tutto riducendo l’impatto derivante da cicli di lavorazione non idonei o ridondanti e  valutando, ove necessario, il ricorso a servizi di outsourcing predisponendo le modalità di acquisizione e versamento dei documenti digitali sulla piattaforma di conservazione.

Il supporto tecnologico deve consentire un accesso controllato a una piattaforma gestita dal conservatore accreditato da AGID che garantisce le professionalità e gli strumenti tecnici idonei alla conservazione a norma.

Roseto degli Abruzzi, 4 agosto 2016

Dott. Igino Addari

Actainfo