Scadenza 11 aprile 2017: Conservazione digitale a norma documenti P.A.

 

Gli Enti Pubblici ed i Comuni dal 11 Aprile 2017 dovranno conservare i documenti informatici a norma del DPCM 3 dicembre 2013.

L’obbligo deriva dall’art. 14  del citato decreto che prevede 36 mesi di tempo, rispetto alla pubblicazione avvenuta in data 12 marzo 2014, per l’attuazione delle regole tecniche da applicare per l’archiviazione dei documenti informatici «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005».

Per l’attuazione della normativa le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate a completare il processo di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti inteso come produzione di documenti informatici validi e, contestualmente, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale a revisionare i processi amministrativi.

Il CAD prevede, infatti, all’art. 22, c. 1, che gli atti formati dalle Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale.

Il documento originale è, pertanto, quello elettronico, debitamente firmato digitalmente, ed eventualmente la sua copia sarà costituita dal documento cartaceo di cui si potrà attestare la conformità all’originale digitale.

Conservare i documenti informatici diventa, quindi,a una funzione essenziale insita nella produzione dei documenti e  Actainfo assicura il supporto e gli strumenti necessari alla creazione, spedizione e conservazione dei file.

Nell’intento di ottimizzare le risorse che l’Ente dedica alla pubblicazione e conservazione degli atti, Actainfo ha  realizzato il sistema PUBBLICA E CONSERVA sviluppato sulla piattaforma web ACCESSOPA che permette l’accesso agli applicativi on line dell’Ente per la pubblicazione e conservazione dei documenti informatici.

VANTAGGI RISERVATI AGLI UTILIZZATORI
1.    Attivazione,   configurazione e startup gratuiti della piattaforma ACCESSOPA per la sincronizzazione dei processi di pubblicazione e conservazione digitale degli atti sulla piattaforma DOCFLY di Aruba Pec
2.    Abilitazione gratuita alla conservazione di tutti i soggetti autorizzati dall’Ente alla pubblicazione sull’Amministrazione Trasparente
3.    Metadati specifici preimpostati, per classe documentale, al fine di facilitare la ricerca dei file conservati e ridurre i tempi di inserimento delle informazioni sugli atti
4.    Invio automatico in conservazione senza accesso diretto alla piattaforma DocFly
5.    Segnalazione dei file conservati e da conservare
6.    Centralizzazione in un unico pannello delle funzioni di pubblicazione, archiviazione (file da conservare) e conservazione digitale
7.    Classi documentali attivabili e incrementabili secondo le esigenze dell’Ente
8.    Supporto remoto e assistenza archivistica.

La piattaforma web AccessoPA  è realizzata in conformità alle “Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione” pubblicate dall’AGID nel 2016. Questa caratteristica ne consente la riconoscibilità istituzionale, l’approccio responsive per la navigazione ottimale dai dispositivi mobili tipo smartphone e tablet, costituenti secondo i dati Audiweb il 60% del traffico internet, garantendo a tutti i cittadini  l’usabilità e l’accessibilità.
L’applicativo ACCESSOPA è personalizzabile, anche nei colori, nel rispetto dei parametri di contrasto fissati dalle linee guida di design. 

 

Roseto degli Abruzzi, 29 marzo 2017

Dott. Igino Addari

Actainfo